Applicatielandschap in kaart
De FORA kan als hulpmiddel worden gebruikt om inzicht te krijgen in het totale applicatielandschap in je schoolorganisatie, en vooral ook: waar die applicaties voor gebruikt worden. De FORA bevat een totaaloverzicht van alle typen applicaties die in een schoolorganisatie gebruikt kunnen worden, en in welke processen die applicaties gebruikt worden.
We leggen hier uit hoe de FORA je helpt om je applicatielandschap in kaart te brengen, en zicht te krijgen op het gebruik van die applicaties.
Begrippen in de FORA
Om goed met de modellen te kunnen werken, is het handig om drie begrippen uit elkaar te houden:
Type applicatie (referentiecomponent)
Een categorie applicaties met dezelfde functie. Een Leerling Administratie Systeem (LAS) is een voorbeeld van zo'n referentiecomponent.
Applicatie
Een concreet product. In de praktijk passen verschillende applicaties in de rol Leerling Administratie Systeem, zoals Magister, ParnasSys of ESIS.
Applicatieservice
Een specifieke dienst of functie binnen een applicatie (of type applicatie), gekoppeld aan de ondersteuning van een proces. Denk aan “resultaten registreren” of “analyse resultaten”.
Eerste analyse: typen applicaties op het hoofdprocesmodel
Voor het eenvoudigste overzicht kun je gebruik maken van het overzicht van typen applicaties (referentiecomponenten) afgebeeld op het hoofdprocesmodel.
Dit overzicht laat per hoofdproces zien welke referentiecomponenten vaak gebruikt worden. Je kunt dit overzicht gebruiken om een eerste inventarisatie te maken van de belangrijkste applicaties in jouw schoolorganisatie, en in welk hoofdproces die applicaties gebruikt worden.
Verdieping: applicaties en processen
Als je meer in detail wilt analyseren, in welke proces welke applicaties worden gebruikt, maak dan gebruik van de mogelijkheid om vanuit het hoofdprocesmodel in te zoomen op een specifiek hoofdproces en daar naar de bijbehorende applicaties te navigeren. Je ziet dan welke applicaties in dat specifieke proces worden gebruikt. Zo kun je heel precies zien, welke processen worden ondersteund door welk type applicatie.
Als je bijvoorbeeld inzoomt op Onderwijsevaluatie, dan zie je de processen waar de hoofdprocessen uit bestaan. Boven ieder proces kun je wisselen tussen 3 weergaves: processen, informatie en applicatie. Kies 'Applicaties' om te zien welke applicaties deze processen ondersteunen. Dit ziet er als volgt uit.
Je kunt deze modellen gebruiken om te inventariseren welke applicaties in een bepaald proces worden gebruikt. In plaats van het referentiecomponent (dus het type applicatie) dat daar genoemd staat, kun je hier je eigen applicaties invullen.
Ga meteen naar het Hoofdprocesmodel met referentiecomponenten.
Applicatieservices: welke dienst ondersteunt welk proces?
In de praktijk levert één applicatie vaak meerdere diensten. In de FORA noemen we die diensten applicatieservices: ze maken concreet welke functionaliteit een type applicatie (referentiecomponent) levert aan een proces. In het voorbeeld hierboven staan de referentiecomponenten onderaan en daarboven staan de applicatieservices. In dit proces wordt het type applicatie (referentiecomponent) gebruikt voor een specifieke dienst (applicatieservice). Het referentiecomponent Learning Management Systeem (LMS) levert bijvoorbeeld de applicatieservice Analyse resultaten aan het proces Beoordelen opdracht.
Totaaloverzicht
Niet alle referentiecomponenten zijn gekoppeld aan een specifiek hoofdproces (dit geldt bijvoorbeeld voor generieke applicaties). Daarom heeft de FORA ook:
- een totaaloverzicht van alle referentiecomponenten
- en een totaaloverzicht van alle referentiecomponenten met bijbehorende applicatieservices.
Je kunt deze overzichten gebruiken om een compleet beeld te maken van alle applicaties binnen je schoolorganisatie.
Hoe doe je dit in de praktijk?
Als je zelf aan de slag wilt gaan om je eigen applicatielandschap in kaart te brengen, dan is de vraag natuurlijk: hoe doe je dat praktisch? De FORA modellen kun je online bekijken, maar je kunt ze niet direct zelf aanpassen. We geven hier een paar praktische tips, hoe je dit kunt doen.
Afbeeldingen hergebruiken
De eenvoudigste manier is om de modellen uit de FORA te gebruiken als inspiratie en hulpmiddel om je eigen overzichten te maken. Je kunt alle platen uit de FORA exporteren en hergebruiken in documenten en presentaties voor je eigen schoolorganisatie.
Invulposters gebruiken
Voor een paar deelgebieden zijn invulposters gemaakt. Op deze posters kun je voor de twee deelgebieden Verwerken persoonsgegevens en Digitale leeromgeving invullen welke applicaties je precies gebruikt.
De online tool Applicatielandschap in kaart
De online tool Applicatielandschap in kaart is een praktische manier om je applicaties te inventariseren en te koppelen aan de FORA-processen waarin je ze gebruikt.
Archimate-modellen gebruiken (gevorderd)
Wil je modellen aanvullen en beheren in een eigen omgeving, dan kun je de FORA-modellen gebruiken in een modelleertool (zoals de gratis tool Archi). Hoe je dit kunt doen staat hier uitgelegd. Dit vraagt wel specifieke kennis en vaardigheden.
Stappenplan voor een eerste analyse
1. Voorbereiding
Open het overzicht Typen applicaties op het hoofdprocesmodel en zorg dat je er iets bij kunt schrijven. Print de plaat bijvoorbeeld uit.
2. Wat hoort waar?
Zet achter ieder type applicatie (referentiecomponent) jullie eigen applicatie(s).
3. Verdieping op de hoofdprocessen
Kies een belangrijk hoofdproces en check op procesniveau: klopt de ondersteuning?
Gebruik hiervoor de navigatie in het hoofdprocesmodel of bijvoorbeeld een van de invulposters invulposters over de deelgebieden Verwerken persoonsgegevens en Digitale leeromgeving.
4. Noteer overlap/gaten
Controleer bijvoorbeeld op dubbele tools of ontbrekende services.
5. Bespreek de waarnemingen
Ga aan de hand van de platen in gesprek met de collega's die bij de processen betrokken zijn.