Startpunt voor informatiemanagers en ICT-coördinatoren
Werk je aan de informatievoorziening of ICT in je schoolorganisatie, dan helpt FORA je om processen, informatie en applicaties in samenhang te bekijken. Zo krijg je overzicht, kun je keuzes beter onderbouwen en werk je met een gemeenschappelijke taal voor beleid, inrichting en verandering.
FORA is een gemeenschappelijk referentiemodel voor hoe processen, informatie en applicaties in een schoolorganisatie samenhangen. Op deze pagina vind je de meest logische ingangen om met FORA aan de slag te gaan als informatiemanager of ICT-coördinator.
Waarom is FORA handig voor informatiemanagement en ICT?
Als informatiemanager of ICT-coördinator wil je weten:
- welke processen je organisatie moet ondersteunen;
- welke informatie daarin een rol speelt;
- welke applicaties en functies daarvoor worden gebruikt;
- waar overlap, risico's of verbeterkansen zitten;
- hoe je keuzes onderbouwt richting bestuur, collega's en leveranciers.
FORA helpt je om die samenhang zichtbaar te maken. Daardoor kun je vraagstukken rond inrichting, standaardisatie, rationalisatie en verandering beter analyseren en beter bespreken binnen je organisatie.
Waar begin je?
Kies een vraag die past bij waar jij mee bezig bent.
Hoe krijg ik overzicht van processen in mijn organisatie?
Gebruik Processen in kaart als je wilt zien welke processen in de schoolorganisatie een rol spelen en hoe die met elkaar samenhangen.
Welke informatie hoort bij deze processen?
Gebruik Informatie in kaart als je wilt weten welke informatieobjecten in processen worden gebruikt en hoe informatie met elkaar samenhangt.
In welke systemen wordt dit ondersteund?
Gebruik Applicatielandschap in kaart als je wilt zien welke applicaties, referentiecomponenten en functies een rol spelen in je schoolorganisatie.
Waar zitten overlap of verbeterkansen in mijn applicatielandschap?
Gebruik Applicatierationalisatie en Applicatie-mapping op de FORA als je applicaties wilt vergelijken, keuzes wilt onderbouwen of wilt toewerken naar meer standaardisatie.
Stappenplan voor een eerste analyse
Wil je als informatiemanager of ICT-coördinator een eerste overzicht maken, houd het dan klein en concreet.
1. Kies één vraagstuk
Begin met een herkenbaar onderwerp, bijvoorbeeld leerlingregistratie, communicatie met ouders, verzuim, examinering of personeelsprocessen.
2. Bepaal waar dit speelt in de organisatie
Gebruik Processen in kaart of het hoofdprocesmodel om het relevante procesgebied of domein te vinden.
3. Kijk welke informatie hierbij hoort
Bekijk welke informatie in deze processen wordt gebruikt via Informatie in kaart. Zo zie je welke informatieobjecten relevant zijn en hoe die samenhangen.
4. Breng applicaties en functies in beeld
Gebruik Applicatielandschap in kaart en Applicatie-mapping op de FORA om te zien welke systemen, functies en referentiecomponenten deze processen ondersteunen.
5. Benoem knelpunten of keuzes
Kijk waar overlap, dubbel werk, afhankelijkheden of risico's zitten. Denk bijvoorbeeld aan meerdere applicaties voor dezelfde taak, onduidelijke gegevensstromen of ontbrekende koppelingen.
6. Bespreek het overzicht met collega's
Loop het overzicht door met collega's uit beleid, ICT, administratie of schoolleiding. Zo toets je of het beeld klopt en welke vervolgstappen het meest logisch zijn.
Vervolgstappen
Vanuit een eerste analyse kun je verschillende kanten op. Kies bij voorkeur eerst één vervolgstap.
- Werk een proces of domein verder uit.
- Breng je applicatielandschap verder in kaart.
- Vergelijk applicaties en ondersteunende functies.
- Onderbouw keuzes rond standaardisatie of rationalisatie.
- Leg verbanden met informatiebeveiliging en privacy.
Praktijkvoorbeeld: overzicht in een versnipperd applicatielandschap
Een veelvoorkomende vraag is: waarom gebruiken we meerdere applicaties voor vergelijkbare taken, en wat betekent dat voor beheer, kosten en gegevensuitwisseling?
Met FORA kun je dan:
- processen en informatie rond een onderwerp eerst in samenhang bekijken;
- daarna in beeld brengen welke applicaties en functies daarbij horen;
- vergelijkingen maken tussen applicaties en hun ondersteuning van processen;
- onderbouwen waar rationalisatie, standaardisatie of betere afspraken nodig zijn.
Zo ontstaat stap voor stap een overzicht dat helpt om keuzes uit te leggen aan bestuur, collega's en leveranciers.