Starten met IBP - Funderend Onderwijs Referentie Architectuur versie 3

Startpunten voor IBP

Externe link

Informatie voor IBP-verantwoordelijken

Werk je aan informatiebeveiliging en privacy in je schoolorganisatie, dan helpt FORA je om processen, informatie en applicaties in samenhang te bekijken. Zo krijg je overzicht, kun je risico's beter duiden en maak je makkelijker afspraken over verantwoordelijkheden en maatregelen.

FORA is een gemeenschappelijk referentiemodel voor hoe processen, informatie en applicaties in een schoolorganisatie samenhangen. Op deze pagina vind je de meest logische ingangen om met FORA aan de slag te gaan als IBP-verantwoordelijke.

Waarom is FORA handig voor IBP?

Als IBP-verantwoordelijke wil je weten:

Waar risico's, verantwoordelijkheden en maatregelen samenkomen;
In welke processen, gevoelige informatie en persoonsgegevens worden gebruikt;
Welke applicaties daarbij een rol spelen;
Hoe dit aansluit op het Normenkader IBP en overige privacyverplichtingen.

FORA helpt je om die samenhang zichtbaar te maken. Daardoor kun je vraagstukken rond informatiebeveiliging en privacy niet alleen beter analyseren, maar ook beter uitleggen aan collega's, schoolleiding en bestuur.

Waarmee kan je beginnen?

Kies een vraag die past bij waar jij mee bezig bent. De opties zijn gelijkwaardig: je hoeft niet alles in volgorde te doorlopen. Je kunt bijvoorbeeld ook de volgorde van het groeipad uit het Normenkader IBP aanhouden. Voorbeeldvragen kunnen zijn:

Waar begin ik als ik eerst overzicht wil?
Gebruik processen in kaart als je vanuit de processen in de schoolorganisatie wilt kijken naar waar informatie wordt verwerkt. Het hoofdprocesmodel is hierbij het startpunt.

Selecteer een kleurenweergave :

Dit model geeft een totaaloverzicht van de hoofdprocessen binnen een schoolorganisatie. Vanuit hier kun je doorklikken naar onderliggende processen en gerelateerde informatie.

Waar wordt informatie gebruikt?
Gebruik Informatie in kaart als je wilt weten welke informatie in processen worden gebruikt, welke informatie bij elkaar hoort en welke eisen jouw organisatie heeft vastgesteld voor beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

In welke systemen wordt deze informatie verwerkt?
Breng je applicatielandschap in kaart en stel een Register van verwerkingsactiviteiten op als je wilt weten in welke systemen informatie wordt verwerkt en welke applicaties een rol spelen in je schoolorganisatie.

Stappenplan voor een eerste analyse

Wil je als IBP-verantwoordelijke een eerste overzicht van je informatie-architectuur maken, houd het dan klein en concreet. Je hoeft niet meteen alle processen binnen de organisatie in kaart te brengen, je kunt met één proces beginnen. Je hoeft dit niet alleen te doen. Je kunt al vrij snel de hulp van de collega's inschakelen die betrokken zijn bij dit proces.

1. Kies één onderwerp
Begin met een herkenbaar proces, bijvoorbeeld in- en uitstroom personeel in- en uitstroom personeel, verzuimcoördinatie of examinering in het voortgezet onderwijs. Zo voorkom je dat je te veel tegelijk wilt uitzoeken.

2. Bepaal waar dit proces speelt in de organisatie
Gebruik hiervoor het hoofdprocesmodel. Zoek het procesgebied of domein dat het best past bij jouw vraag en kijk of je het kunt vertalen naar je eigen organisatie.

3. Kijk welke informatie hierbij hoort
Bekijk welke informatie in dit proces of domein wordt gebruikt. Dat kan door in een procesmodel naar de informatieweergave te gaan of via Informatie in kaart.

4. Breng systemen en verwerkingen in beeld
Kijk welke applicaties, registraties of verwerkingen bij deze informatie horen. Zo zie je sneller waar gegevens worden vastgelegd, gebruikt of uitgewisseld.

5. Controleer welke eisen relevant zijn
Controleer welke eisen of maatregelen relevant zijn vanuit het Normenkader IBP. Denk hierbij aan afspraken over beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en privacy.

6. Bespreek het overzicht met collega's
Loop het overzicht door met collega's die inhoudelijk of functioneel betrokken zijn. Zo controleer je of het beeld klopt, waar nog informatie ontbreekt en welke acties nodig zijn. Je kunt hier ook ook vastleggen welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn.

Vervolgstappen

Vanuit een eerste analyse kun je verschillende kanten op. Kies bij voorkeur eerst één vervolgstap.

Werk processen verder uit, bijvoorbeeld voor verzuim of examinering.
Breng applicaties en referentiecomponenten verder in kaart.
Leg verantwoordelijkheden en maatregelen vast.

Praktijkvoorbeeld: start bij leerlinggegevens

Een veelvoorkomende vraag is: waar slaan we leerlinggegevens op, in welke processen gebruiken we die en hoe bepalen we of dat veilig gebeurt?

Met FORA kun je dan:

in het hoofdprocesmodel zien in welke processen leerlinggegevens een rol spelen;
vanuit die processen doorklikken naar de gebruikte informatie;
de gebruikte applicaties en referentiecomponenten in kaart brengen.

Zo ontstaat stap voor stap een overzicht van risico's, verantwoordelijkheden en mogelijke verbeteracties.