Aan de slag met deelproject 1.5

Breng je processen in samenhang in beeld.

Daar waar het Groeipad bepaalt wat een schoolorganisatie moet opleveren, biedt de FORA modellen en hulpmiddelen om een belangrijk deel daarvan uit te werken. De FORA beschrijft een generiek beeld van processen die in schoolorganisaties voorkomen.

Zo kun je voor deelproject 1.5 het hoofdprocesmodel als basis gebruiken voor een organisatiebreed overzicht en eventueel de onderliggende processen wanneer het nodig is om het overzicht compleet of herkenbaar te maken. Veel onderdelen zullen herkenbaar zijn, maar de inrichting en terminologie kunnen per organisatie verschillen.

Heb je al ervaring met architectuur en weet je al hoe je dit wilt aanpakken? Scrol dan gelijk naar beneden waar je de alle FORA-referentiemodellen kunt downloaden. Wil je eerst meer leren over de FORA en wat je ermee kunt. Lees dan hieronder verder.

Wat moet je precies doen?

Voor deelproject 1.5 moet je de volgende twee resultaten realiseren:

1. Een door het bestuur vastgesteld procesmodel met de processen van je schoolorganisatie
2. Een vastgelegde proceseigenaar voor elk proces

De FORA helpt je bij het opstellen van het procesmodel. Je organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het aanpassen, valideren, vaststellen en actueel houden van het model. Ook het vastleggen van een eigenaar per proces kun je zelf doen zonder de FORA. We werken hieronder daarom alleen het eerste resultaat uit: Hoe breng je de processen van je schoolorganisatie in kaart?

Stap 1: Verken het Hoofdprocesmodel

Het startpunt voor het in kaart brengen van de processen in je schoolorganisatie is het hoofdprocesmodel. Dit is een model dat de processen beschrijft die in grote lijnen binnen elke schoolorganisatie voorkomen. Je vindt het Hoofdprocesmodel hier. De kleuren in het hoofdprocesmodel komen overeen met de kleuren van het 'huisje' hiernaast. Dit huisje laat zien hoe de FORA is opgebouwd. De onderdelen met de verschillende kleuren van het huisje herken je als het goed is ook terug in je schoolorganisatie. In het Groeipad wordt het onderscheid gemaakt tussen sturende, primaire en ondersteunende processen. De FORA maakt dit onderscheid niet omdat de bedrijfsdomeinen van de FORA de processen naar verantwoordelijkheidsgebied ordent. De indelingen van de FORA en het Groeipad dienen beide een ander doel. Bepaal daarom voor je eigen procesmodel hoe je de FORA-processen herkenbaar ordent onder deze drie categorieën.

Je kunt een hoofdbedrijfsfunctie of hoofdproces in meer detail bekijken. Let op: het maakt uit waar je precies klikt op het hoofdprocesmodel. Ga dus precies op het blokje staan waar je meer informatie over wilt zien. Je kunt op de volgende niveaus doorklikken:

• Domein: Dit is wat er bij elk onderdeel linksboven staat geschreven (voorbeeld: 'bevoegd gezag', of 'leerlingbegeleiding en -zorg')
• Hoofdbedrijfsfunctie: Een hoofdbedrijfsfunctie groepeert hoofdprocessen die samen bijdragen aan een herkenbaar onderdeel van de schoolorganisatie. De naam van de hoofdbedrijfsfunctie staat in het donkerder gekleurde vlak.
• Hoofdproces: Dit zijn de iets lichter gekleurde blokken binnen de bedrijfsfuncties.

Als je naar het hoofdprocesmodel kijkt zul je zien dat voor het in kaart brengen van de processen van je schoolorganisatie een groot deel van het werk al is gedaan. Omdat jouw organisatie het misschien nét ietsje anders doet zul je de processen eventueel iets moeten aanpassen om ze helemaal passend voor je schoolorganisatie te maken. Daarmee gaan we aan de slag vanaf stap 2.

Tussenstap: Leer meer over architectuur

Als je met je processen aan de slag wilt, maar nog wel wat ondersteuning kunt gebruiken kun je hier meer informatie vinden. Bijvoorbeeld over hoe het hoofdprocesmodel zich verhoudt tot de procesmodellen die eronder hangen, of hoe je een hoofdproces uit het hoofdprocesmodel passend kan maken voor je schoolorganisatie.

Stap 2: Breng jouw processen in kaart

Vanaf hier gaan we aan de slag met het in kaart brengen van de processen van je schoolorganisatie. Je kunt je processen eenvoudig in kaart brengen. Je kunt helemaal zelf bedenken hoe je dit doet. Beschrijf bijvoorbeeld je processen met behulp van een tekentool, tabel of ander centraal beheerd model waarbij je de procesmodellen van de FORA als referentie neemt. Vervolgens kun je deze presenteren met behulp van kantoorapplicaties zoals een tekstverwerkingsapplicatie of spreadsheetapplicatie.

De FORA is gebouwd met behulp van de modelleertaal ArchiMate. Organisaties die al met architectuurmodellering werken, kunnen het volledige FORA-model downloaden als AMEFF-bestand en importeren in Archi of een andere geschikte modelleertool. Je kunt dan zelf de procesmodellen die je wilt gebruiken aanpassen naar je organisatie.

Stap 3: Geef per proces aan wie de eigenaar is

De FORA schrijft niet voor wie binnen je schoolorganisatie eigenaar van een proces is. Gebruik het procesmodel om hierover met betrokkenen afspraken te maken. Leg per proces minimaal één proceseigenaar vast. Volg voor de formele opdracht en vaststelling de aanwijzingen van het Groeipad voor deelproject 1.5.

Wanneer ben je klaar?

Je hebt deelproject 1.5 goed afgerond wanneer:

• alle processen van je schoolorganisatie op het gekozen detailniveau zijn opgenomen;
• duidelijk is welke processen sturend, primair of ondersteunend zijn;
• ieder proces een vastgelegde eigenaar heeft;
• betrokken medewerkers het overzicht hebben gecontroleerd;
• het bestuur het procesmodel heeft vastgesteld;
• is afgesproken wie het model beheert en wanneer het wordt bijgewerkt.

Meer inspiratie

Als je het handiger vindt om een groot stuk papier en een stift te pakken om je eigen procesposter te tekenen, dan kan dit natuurlijk ook om te starten. De vorm waarin je de processen van je schoolorganisatie in kaart brengt is vrij zolang je het doel om inzicht in de processen te krijgen maar voor ogen houdt en het ook mogelijk is om deze processen vast te kunnen stellen en periodiek bij te werken. Lees ter inspiratie hoe CVO Zuid-West Fryslân dit bijvoorbeeld heeft aangepakt.

Op Onderwijsnetwerk Digitalisering kom je in contact met collega's van andere onderwijsorganisaties die voor dezelfde opgave staan als jij. Deel hier jouw ervaringen en leer van de ervaringen van anderen. Of stel gewoon een vraag. Stel je vraag of raak geïnspireerd op Onderwijsnetwerk Digitalisering.

Ga terug naar deelprojecten IBP op de FORA-Wiki.