Fusie en FORA
Fusie en de FORA. Fusies in het onderwijs komen veelvuldig voor. Het proces van fuseren kan ondersteund worden met handvaten vanuit de FORA. Die ondersteuning bestaat uit enerzijds een overzicht met alle relevantie bedrijfsdomeinen en -functies en de daarbij behorende acties. En anderzijds bestaat die ondersteuning uit het gebruik van de FORA Softwarecatalogus door de betrokken besturen, waardoor het vergelijk van de applicatielandschappen mogelijk is.
Doel
Ondersteunen fusie met de FORA inzichten op bedrijfsdomeinen en bedrijfsfuncties, aangevuld met bijbehorende acties. Hiermee krijgt u inzicht in de betrokken activiteiten en processen en de impact daarvan. In feite een checklist 'wat te doen bij fusie'.
Betrokkenen/rollen
Gebruik door: ict-coördinatoren, informatiemanagers, schoolleiders, bestuurders, controllers, administrateurs
Toelichting
Bij de voorbereiding van een (organisatie-)verandering, zoals bijv. een fusie, wordt vaak SCOPAFIJTH gebruikt als analyse-instrument. Dit instrument kan gebruikt worden om de consequenties of impact van een verandering binnen de organisatie(s) te inventariseren.
SCOPAFIJTH is een acroniem binnen de bedrijfsvoering waarmee alle relevante bedrijfsvoeringselementen (voorraadbeheer, archief, kennismanagement, algemene zaken, facilitaire zaken en inkoop ontbreken vaak, maar zouden onder een van de bedrijfsvoeringselementen kunnen worden ondergebracht) gebundeld zijn, en waarvoor de letters staan voor:
• Security
• Communicatie
• Organisatie
• Personeel
• Administratieve organisatie
• Financiën
• Informatievoorziening
• Juridisch
• Technologie
• Huisvesting
Bij een fusie tussen organisaties moeten op diverse gebieden zaken met betrekking tot o.a. verantwoordelijkheden, processen, informatie en ict(systemen) worden samengevoegd/geïntegreerd/afgestemd. Bij een fusie van onderwijsinstellingen (d.w.z. onderwijsbesturen en onderliggende onderwijsaanbieders) kan SCOPAFIJTH in combinatie met de FORA worden gebruikt als ‘checklist’. Hieronder is voor elk van de bedrijfsvoeringselementen een tabel opgenomen met de relevante FORA-elementen, zoals bedrijfsfuncties, informatieobjecten en referentiecomponenten, en acties die kunnen/moeten worden uitgevoerd.
Aanleiding
Scenariostappen in het proces
- Stap 1
- Analyse
Security
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Informatiebeveiliging en privacy
o Beleid beveiliging |
• Afstemmen / integreren beleid beveiliging, realisatie beveiligingsmaatregelen, privacyreglement van beide besturen resulterend in één beleid beveiliging, realisatie beveiligingsmaatregelen, privacyreglement
• Aanpassen ondertekening verwerkersovereenkomsten v.w.b. onderwijsbestuur als verwerkingsverantwoordelijke |
| • Ict-ondersteuning o Beheer identiteiten |
• Afstemmen / integreren processen en voorzieningen m.b.t. beheer identiteiten, authenticatie en autorisatie |
| • Veiligheidswaarborging o Veiligheidsbeleid |
• Afstemmen / integreren veiligheidsbeleid resulterend in één veiligheidsbeleid (m.b.t. fysieke en sociale veiligheid)
• (Schoolleiding) Aanpassen (Integraal) Schoolveiligheidsplan gebaseerd op aangepast Veiligheidsbeleid • Afstemmen / integreren incident- en veiligheidsrapportage • Afstemmen invulling vertrouwenspersoon / anti-pest coördinator |
| • Facilitair beheer o Fysieke beveiliging |
• Afstemmen / integreren beleid m.b.t. gebouwbeveiliging |
Communicatie
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • PR en communicatie o Beheer van relaties en externe betrekkingen |
• Afstemmen / integreren beheer van relaties en externe betrekkingen
• Afstemmen / integreren communicatiestrategie • Integratie CRM-systemen |
| • Facilitering oudercommunicatie
o Oudercommunicatie bestuursbreed |
• Afstemmen bestuursbrede oudercommunicatie |
Organisatie
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Visie en governance o Bestuur |
• Afstemmen / integreren: o Bestuursmodellen |
| • Visie en governance
o Visievorming • Onderwijsvisie / Visiedocument |
• Afstemmen / integreren onderwijsvisie |
| • Visie en governance o Toezicht |
• Afstemmen invulling interne toezichthouder |
| • Strategie en beleid & Beleid en planning o Strategisch beleidsplan |
• Afstemmen / integreren beleidsplannen • (Schoolleiding) Aanpassen Schoolplan gebaseerd op aangepast(e) Strategisch beleidsplan/beleidsplannen |
| • Medezeggenschap o Organisatie medezeggenschapstructuur |
• Aanpassen invulling gemeenschappelijke medezeggenschapsraad |
| • Organisatie passend onderwijs o Samenwerkingsverband passend onderwijs |
• Afstemmen deelname in samenwerkingsverband(en) passen onderwijs en bijbehorend(e) schoolondersteuningsprofiel(en) |
Personeel
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Strategie en beleid & Beleid en planning o Personeelsbeleid |
• Afstemmen/integreren personeelsbeleid |
| • Personeel en organisatie o Formatieplanning |
• Afstemmen /integreren o formatieplanningen en -plaatsen |
| • Personeelsysteem | • Integratie personeelsystemen |
Administratieve Organisatie
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Klachten en bezwaren o Klachtenregeling |
• Afstemmen / integreren Klachtenregeling • Afstemmen invulling klachtencommissie |
| • Inkoop en contractbeheer o Leverancierbeheer |
• Afstemmen / integreren inkoop en contract- en leverancierbeheer |
| • Leerlinggegevensbeheer o Leerlingadministratiesysteem (LAS) |
• Integratie leerlingadministratiesystemen (LASsen) |
Financieel
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Financieel beheer en bekostiging o Begroting |
• Afstemmen / integreren financieel beheer en bekostiging: o Begrotingen |
| • Financieel systeem | • Integratie financiële systemen |
Informatievoorziening
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Verantwoording o Kwaliteitsrapportage |
• Afstemmen / integreren verantwoordingsprocessen en resulterende (kwaliteits)rapportages en (jaar)verslagen |
| • Informatiemanagement o Informatievoorzieningbeheer |
• Afstemmen / integreren architectuur en informatievoorziening- en gegevensbeheer • Rationaliseren gebruikte applicaties / voorzieningen |
| • Ict-ondersteuning o Beheer ict-middelen |
• Afstemmen / integreren ict-ondersteuning • Afstemmen / integreren ict-servicemanagement |
Juridisch
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Juridische zaken | • Afstemmen / integreren juridische zaken |
Technologie
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Ict-ondersteuning o Applicatie |
• Afstemmen/rationaliseren gebruikte ict-middelen • Afstemmen/integreren netwerkverbindingen |
Huisvesting
| FORA element | Actie |
|---|---|
| • Strategie en beleid o Huisvesting |
• Afstemmen gebruik en plannen m.b.t. huisvesting |
| • Facilitair beheer o Gebouwbeheer |
• Afstemmen gebouwbeheer en plannen m.b.t. onderhoud en nieuw- en verbouw |
- Stap 2
- Applicatielandschap in beeld
Breng per fuserende partij exact in kaart welke informatiesystemen gebruikt worden, inclusief de koppelingen tussen die systemen. Uiteraard kan dit door gebruik te maken van de FORA Softwarecatalogus.
- Stap 3
- Applicatielandschap analyse
Leg van alle fuserende partijen de applicatielandschappen naast elkaar om overeenkomsten en verschillen te inventariseren.
- Stap 4
- Applicatierationalisatie
Bij overeenkomsten goed vaststellen of dit de juiste keuze is voor de nieuw te vormen gefuseerde organisatie. Bij verschillen een keuze maken en migratiepad en -planning toevoegen. Zie ook Applicatierationalisatie
Uitkomst
Fusie-ondersteuning vanuit de FORA.
Zie ook
• PO Raad Handreiking fusie en samenvoeging