Informatie in kaart

De FORA kan als hulpmiddel worden gebruikt om inzicht te krijgen in de informatie die in processen wordt verwerkt en in applicaties wordt beheerd. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen bepalen wie voor de kwaliteit van informatie verantwoordelijk is, wat de bronregistratie van bepaalde informatie is en welke eisen je aan de informatievoorziening moet stellen ten aanzien van betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie.

We leggen hier uit hoe FORA je helpt om informatie binnen je schoolorganisatie inzichtelijk te maken.

Informatieobjecten

In de FORA representeert een informatieobject een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit dat als eenheid wordt gebruikt binnen een bepaald bedrijfsdomein. Informatieobjecten (of bedrijfsobjecten) zijn logische gegevensverzamelingen die in een bedrijfsproces worden gecreëerd of gebruikt. Voorbeelden van informatieobjecten in de FORA zijn Schoolplan (in bedrijfsdomeinen Bevoegd gezag en Schoolleiding), Leerlingdossier (in bedrijfsdomein Onderwijsondersteuning) en Toets (in bedrijfsdomein Onderwijs).

Informatie in processen

Vaak wil je weten, in welke proces bepaalde informatie wordt verwerkt. Om dat inzichtelijk te krijgen, kun je bijvoorbeeld vanuit het hoofdprocesmodel inzoomen op een specifieke hoofdbedrijfsfunctie of specifiek hoofdproces en vervolgens navigeren naar de bijbehorende informatie. Je kunt dan zien, welke informatie daarin wordt gebruikt. Zo kun je heel precies zien, welke processen gebruik maken van welke informatieobjecten.

Als je bijvoorbeeld inzoomt op de hoofdbedrijfsfunctie Onderwijsevaluatie, dan zie je de processen waar de hoofdprocessen uit bestaan. Vervolgens kies je voor 'Informatie' om te zien welke informatie in deze processen wordt gebruikt. Dit ziet er dan als volgt uit.

Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid

Informatiebeveiliging en privacy (IBP) is een belangrijk aandachtspunt. Daarom zijn informatieobjecten in de FORA voorzien van een BIV-classificatie voor Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid (BIV), op een schaal van Laag, Midden en Hoog. Een hogere classificatie betekent dat de impact bij onvoldoende beveiliging groter is. De BIV-classificatie kan, zoals uitgewerkt in het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA, worden gebruikt bij het bepalen van passende maatregelen voor informatiebeveiliging en privacy voor de processen en applicaties waarin deze informatieobjecten worden gebruikt.

Merk op dat de BIV-classificaties in de FORA zijn gebaseerd op best-practices. Deze kunnen als basis worden gebruikt, maar moeten alsnog voor de eigen schoolorganisatie worden bepaald omdat de situatie kan afwijken.

Informatiemodellen

Om een totaaloverzicht te krijgen van alle informatie in de hele schoolorganisatie zijn er informatiemodellen gemaakt. In een informatiemodel worden informatieobjecten in onderlinge samenhang gebracht. Een informatiemodel creëert een gemeenschappelijke taal voor de meest gebruikte objecten waar instellingen mee werken.

Het complete FORA-informatiemodel is te groot om deze in één keer te tonen. De inhoud van het model wordt daarom steeds getoond vanuit een bepaald perspectief, waarbij delen van de inhoud, die voor dat perspectief niet relevant zijn, weggelaten worden.

Per bedrijfsdomein zijn gedetailleerde uitsnedes beschikbaar:

Met deze informatiemodellen krijg je een totaaloverzicht van alle informatieobjecten die in dat domein relevant zijn, en hun onderlinge relaties.

In de informatiemodellen wordt ook weergegeven welke wet- en regelgeving op bepaalde informatieobjecten van toepassing is.

Bij elke informatiemodel vind je aan de rechterkant een legenda. Als je daar Beschikbaarheid, Integriteit of Vertrouwelijkheid aanvinkt, dan wordt zichtbaar voor welke informatieobjecten het niveau Laag, Middel of Hoog geldt. De optie Persoonsgegevens geeft aan of een informatieobject persoonsgegevens bevat. Daarnaast is via de legenda ook te zien wat de gegevenscategorie van een informatieobject is.

Onder een informatiemodel wordt ook een tabel weergegeven met een overzicht van de informatieobjecten in het model en hun definities. Daarbij wordt ook de BIV-classificatie gepresenteerd alsook of het informatieobject persoonsgegevens bevat.

Hoe doe je dit in de praktijk?

Je kunt FORA op verschillende manieren gebruiken om informatie in kaart te brengen, afhankelijk van je vraag.

Vanuit een proces werken
Gebruik deze route als je wilt weten welke informatie in een specifiek proces wordt gebruikt, bijvoorbeeld bij verzuim, examinering of leerlingbegeleiding.

Vanuit een domein werken
Gebruik een informatiemodel als je een breder overzicht wilt van informatieobjecten binnen een domein en de relaties daartussen.

Voor IBP of kwaliteitsvraagstukken
Gebruik de BIV-aanduidingen en wet- en regelgeving om te bepalen welke eisen gelden voor bescherming, beheer en gebruik van informatie.

Stappenplan om informatie in kaart te brengen

Wil je informatie in je schoolorganisatie inzichtelijk maken, dan hoef je niet alles tegelijk uit te werken. Begin met een concrete vraag en werk van daaruit verder.

1. Kies een onderwerp of proces
Begin bij een concreet vraagstuk, bijvoorbeeld verzuim, examinering, leerlingbegeleiding of personeelsadministratie. Bepaal op basis daarvan of je wilt starten vanuit een proces of vanuit een domein.

2. Kijk welke informatie erbij hoort
Ga via het hoofdprocesmodel naar het relevante proces en open de bijbehorende informatie, of open direct het informatiemodel van het domein waarin je werkt. Kijk eerst alleen welke informatieobjecten voor jouw vraagstuk relevant zijn.

3. Breng in kaart wat je wilt weten
Gebruik het overzicht om vragen te beantwoorden zoals:

welke informatie gebruiken we in dit proces?
waar wordt deze informatie vastgelegd?
welke informatie hoort bij elkaar?
welke informatie is bron voor andere registraties?

Zo maak je het vraagstuk concreet en houd je het overzichtelijk.

4. Let op kwaliteit en bescherming
Bekijk per relevant informatieobject welke eisen gelden voor beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Controleer ook of er wet- en regelgeving van toepassing is. Dit helpt om te bepalen welke maatregelen, afspraken of verantwoordelijkheden nodig zijn.

5. Bespreek het overzicht met collega's
Loop het overzicht door met collega's die inhoudelijk of functioneel bij het onderwerp betrokken zijn. Zo controleer je of informatie ontbreekt, anders wordt benoemd of op meerdere plekken wordt vastgelegd.

Dit is vaak ook het moment om afspraken te maken over eigenaarschap, bronregistratie, gebruik van informatie in processen en kwaliteit van gegevens

6. Kies een logische vervolgstap
Vanuit informatie kun je verschillende kanten op. Kies één vervolgstap die past bij je vraag.

Je kunt bijvoorbeeld verdergaan met:

Applicaties – in welke systemen wordt deze informatie beheerd?
Processen – in welke processen wordt deze informatie gebruikt?
Informatiebeveiliging en privacy – welke maatregelen en eisen gelden?
Gegevenskwaliteit en bronregistratie – waar leg je informatie vast en wie is verantwoordelijk?

Kies bij voorkeur eerst één richting. Zo blijft het overzichtelijk en houd je de drempel laag.