Introductie procesmodellen

Een procesmodel is een abstracte weergave van een proces, waarbij alle stappen en activiteiten worden beschreven die nodig zijn om een specifiek doel te bereiken. Het biedt een gestructureerd raamwerk om het verloop en de interacties van verschillende activiteiten binnen een proces te begrijpen. En het beschrijft de betrokken actoren (rollen) of entiteiten (organisaties) in het proces.
Een procesmodel wordt gebruikt om bewustwording en inzicht te creëren. En van daaruit regie te kunnen nemen.

Binnen de FORA wiki kennen we ook een bedrijfsfunctiemodel. Een bedrijfsfunctiemodel richt zich op de functies en activiteiten binnen een organisatie. Deze functies en activiteiten zijn nodig om doelstelling van de organisatie te bereiken. In deze bedrijfsfunctie worden processen uitgevoerd.
Wanneer verschillende processen met elkaar verbonden zijn, dan noemen we dat een procesketen. Wanneer processen over de grenzen van de eigen organisatie heen gaan, dan spreken we van een ketenproces. In de FORA gebruiken we dus procesketens die gericht zijn op een resultaat. Deze procesketens geven inzicht in hoe dit resultaat tot stand komt. Binnen de FORA is de bedrijfsfunctie het hoogste niveau voor het weergeven van procesmanagement.

We hanteren vijf niveaus, overeenkomstig de NORA-norm (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur):

1. Bedrijfsfunctie
2. Bedrijfsproces
3. Werkproces
4. Processtap
5. Handeling

Elk proces, ongeacht het niveau, wordt opgenomen in de procesweergave als het voor alle scholen in het funderend onderwijs geldend is.

Voor de procesweergave gebruiken we twee soorten views: het hoofdprocesmodel en het detailprocesmodel. Door deze twee te combineren ontstaat een volledig beeld van de processen, inclusief gerelateerde processen, wetgeving, rollen/actoren en informatieobjecten.
Het hoofdmodel geeft een overzicht binnen één of meerdere bedrijfsfuncties. Hierin worden relevante bedrijfsprocessen (niveau 2) en de bijbehorende werkprocessen (niveau 3) weergegeven. Deze worden met elkaar verbonden via gebeurtenissen (bedrijfsgebeurtenissen) die de processen starten en opleveren.
Het detailprocesmodel werkt een bedrijfsproces (niveau 2) verder uit. Hierin worden de werkprocessen (niveau 3) en processtappen (niveau 4) weergegeven. Deze worden aangevuld met informatieobjecten, wetgeving en rollen/actoren met hun verantwoordelijkheid (RACSI).
In de detailprocesmodellen wordt tussen processtappen niet altijd een volgorde aangegeven. In die gevallen is het aan de school om dat zelf te bepalen.

Handelingen, niveau 5, in de volksmond ook vaak werkinstructies genoemd, zijn per definitie schooleigen en daarom geen onderdeel van de FORA.