Leerlinginformatie op orde

Doel

Leerlinginformatie op orde, ook voor de Inspectie van het Onderwijs

Betrokkenen/rollen

gebruik door: ict-coördinatoren, informatiemanagers, beleidsadviseurs

Vraagstelling

Wanneer de Inspectie van het Onderwijs een periodieke inspectie uitvoert bij een onderwijsinstelling in het primair of voortgezet onderwijs, vraagt dit van de instelling veel inhoudelijke en administratieve voorbereiding. Administratief vraagt de Inspectie doorgaans om gedetailleerde informatie met betrekking tot de onderwijskwaliteit die de leerlingadministratiesystemen (LAS) niet zonder meer kunnen ophoesten. Dit heeft te maken met het feit dat de formele inrichting van de onderwijsinstelling (de BRIN-erkenningen, de ‘objecten van toezicht’ van de Inspectie, enzovoort) vaak erg afwijkt van hoe de instelling in werkelijkheid is georganiseerd. De huisvesting is vaak heel dynamisch, er wordt voor langere of voor kortere perioden voor speciale doelgroepen gezorgd (bijvoorbeeld Oekraïnse kinderen), er wordt samengewerkt met andere instellingen en bijzondere onderwijsconcepten worden als zelfstandig ‘merk’ in de markt gezet. Het verzamelen, ordenen en presenteren van leerlinggegevens op een manier die met deze dynamische werkelijkheid overeenstemt, vergt daarom heel veel handwerk en moet bij ieder bezoek van de Inspectie worden herhaald. Kan dit niet makkelijker?

Oplossing

Met de introductie van de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) kunnen onderwijsinstellingen zelf de gegevens van hun werkelijke inrichting bijhouden in een centraal informatiesysteem dat is gekoppeld aan andere belangrijke systemen in de gemeenschappelijke informatievoorziening van het onderwijs, zoals de LAS’sen en het Register Onderwijsdeelnemers (ROD, voorheen BRON). In de komende jaren worden ook de systemen van de Inspectie van het Onderwijs, Scholen op de kaart en de gemeenten aan RIO gekoppeld.

In RIO geven de onderwijsinstellingen één keer aan hoe ze zijn georganiseerd (welke onderwijsaanbieders, welke onderwijslocaties, welk onderwijsaanbod) en deze informatie kan vervolgens in alle gekoppelde informatiesystemen worden gebruikt, bijvoorbeeld van DUO, de Inspectie van het Onderwijs, de gemeente, etc.

Hoe werkt dat in de praktijk?

We nemen het voorbeeld van de leerlinginformatie voor de Inspectie van het Onderwijs . Dat werkt als volgt:

Stap 1: de onderwijsinstelling vult RIO met basisinformatie: welke onderwijsaanbieders, welke onderwijslocaties, welk onderwijsaanbod
Stap 2: RIO is automatisch gekoppeld aan het LAS van de instelling. Bij de gebruikelijke registratie van leerlingen in het systeem worden ook de RIO-gegevens vastgelegd: bij welke onderwijsaanbieder zit een leerling, op welke onderwijslocatie en welk onderwijs volgt zij
Stap 3: bij de registratie door de school van de leerling in ROD worden door het LAS automatisch ook de RIO-gegevens meegegeven
Stap 4: de Inspectie van het Onderwijs raadpleegt RIO en bepaalt welke combinaties van onderwijsaanbieder, onderwijslocaties en onderwijsaanbod zij ziet als relevante ‘objecten van toezicht’
Stap 5: omdat het LAS, ROD en het systeem van de Inspectie van het Onderwijs allemaal dezelfde RIO-structuur hanteren, kunnen met een druk op de knop precies die rapportages worden gegenereerd die de Inspectie nodig heeft. Er is geen arbeidsintensief en foutgevoelig handwerk meer nodig.

Wat moet de onderwijsinstelling hiervoor doen?

Om het bovenstaande mogelijk te maken moeten de betrokken ketenpartijen (onderwijsinstellingen, leveranciers van LAS’sen, DUO en de Inspectie van het Onderwijs) hun informatiesystemen op RIO en ROD aansluiten. De onderwijsinstellingen moeten de volgende zaken regelen:

Toegang krijgen tot RIO. Dit gebeurt via MijnDUO. In de afgelopen twee jaar hebben alle instellingen in po en vo deze toegang geregeld
De inrichting van de eigen instelling invoeren in RIO. Ook dit is inmiddels voor vrijwel het gehele po en vo gebeurd
Het eigen LAS koppelen aan RIO en ROD. Hier hebben de leveranciers van de LAS’sen de afgelopen periode voor gezorgd.

Alle basisvoorwaarden zijn hiermee geregeld. Wat de onderwijsinstellingen nu vooral nog moeten doen en blijven doen is hun informatie in RIO up to date houden. Een halfjaarlijkse controle is hiervoor voldoende.

Relatie met de sectorarchitectuur

RIO maakt onderdeel uit van de basisinformatie-infrastructuur van het po en het vo. Deze infrastructuur wordt ingericht op basis van de Funderend Onderwijs Referentie-Architectuur (FORA):

RIO ondersteunt in het onderwijs de bedrijfsfunctie Gegevensbeheer: de onderwijsinstelling dient correct in de RIO-registratie te zijn
In het informatielandschap maken de activiteiten van de Inspectie van het Onderwijs waarbij RIO wordt ingezet onderdeel uit van de bedrijfsfunctie Visie en governance.
Ook de informatiestromen tussen de onderwijsinstellingen en de Inspectie van het Onderwijs worden in RIO beschreven
RIO wordt in FORA expliciet beschreven als landelijke dienst.