We willen voor elk proces een eigenaar benoemen. Hoe regelen we dat?

Stappenplan

Bepaal hoe u het proceslandschap wil verdelen: op basis van procesgebieden of op basis van procesketens
Beleg een bijeenkomst met het hoger management om de behoefte aan proceseigenaarschap vast te stellen
Bepaal met het hoger management welke processen bij elkaar in één verantwoordelijksgebied horen
Benoem per verantwoordelijksheidsgebied een eigenaar. Hij of zij is verantwoordelijk voor de uitvoering, effectiviteit en kwaliteit van de output van deze processen
Bepaal per procesgebied de vrijheid om af te wijken van het standaardproces en bespreek op basis daarvan de verantwoordelijkheid van de lijnmanager ten opzichte van de proceseigenaar
Bespreek met de proceseigenaar en de lijnmanager de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van opdrachtgeverschap van projecten/verbeteringen. Lijnmanagement is altijd operationeel verantwoordelijk

Het college van bestuur belegt alle verantwoordelijkheden in de organisatie en houdt toezicht op de uitvoering.
Aandachtspunten
Als het antwoord op alle onderstaande vragen ‘ja’ is, heeft het stappenplan geen meerwaarde, omdat u op basis hiervan al de juiste proceseigenaren kunt aanwijzen.
- Lopen de projecten naar wens?
- Is de kwaliteit van het onderwijs en de ondersteunende processen op orde?
- Zijn de leerling en medewerkers tevreden over de werkwijze van de organisatie?
- Blijven de kosten binnen het budget en er is geen noodzaak voor besparingen?
- Is er in alle gevallen duidelijk wie verantwoordelijk is als er problemen optreden binnen de organisatie of bij projecten?
Binnen een school voeren verschillende lijnverantwoordelijkheden decentraal veel dezelfde processen uit. Dat maakt de opdracht van een proceseigenaar ingewikkelder dan als alle processen onder zijn verantwoordelijkheid worden uitgevoerd. In dit geval zal het hoger management moeten bepalen in hoeverre de processen verschillend georganiseerd en ondersteund mogen worden. Hoe meer vrijheid, hoe meer verantwoordelijkheid bij de lijnverantwoordelijke komt te liggen en hoe minder bij de proceseigenaar. Deze balans is het grote vraagstuk bij het organiseren van proceseigenaarschap en hangt af van de vraag in hoeverre men wil standaardiseren of individuele vrijheden toelaat. De FORA kan de voor- en nadelen van beide opties duidelijk maken, op basis waarvan het hoger management de balans kan bepalen.