Procesmodellen
Met procesmodellen maak je zichtbaar hoe werk in de schoolorganisatie is opgebouwd. Ze helpen om activiteiten, rollen, informatie en verantwoordelijkheden in samenhang te bekijken en zijn daarmee een praktisch hulpmiddel om processen te begrijpen, te bespreken en te verbeteren. Door processen in samenhang te bekijken, wordt duidelijker waar verantwoordelijkheden liggen en waar knelpunten of onduidelijkheden ontstaan.
Opbouw procesmodellen
De FORA werkt met verschillende niveaus van uitwerking. Daardoor kun je van een totaalbeeld inzoomen op de details die voor jouw vraag relevant zijn.
- Bedrijfsproces is de stapsgewijze uitwerking van een bedrijfsfunctie.
- Werkproces laat zien hoe activiteiten, interacties en rollen samenhangen.
- Processtap is een afzonderlijke stap binnen een werkproces. Een handeling of werkinstructie is een instellingsspecifieke uitwerking en geen onderdeel van de FORA zelf.
Deze gelaagdheid maakt het mogelijk om eerst overzicht te houden en daarna pas verder te detailleren. Niet alles van een schoolorganisatie past in één procesmodel. Daarom gebruikt de FORA verschillende soorten procesweergaven.
Hoofdprocesmodel
Het hoofdprocesmodel is het beste startpunt voor de FORA. Dit model laat de hoofdprocessen van de schoolorganisatie in één overzicht zien. Je ziet welke processen binnen één of meerdere bedrijfsfuncties een rol spelen en hoe die zich tot elkaar verhouden.
ⓘ Domeinen
De hoofdprocessen zijn gegroepeerd in domeinen, elk met een eigen kleur. Die domeinen geven verantwoordelijkheidsgebieden binnen de schoolorganisatie weer en helpen je om snel te zien waar een proces thuishoort. Zo zie je sneller of een vraagstuk vooral speelt in onderwijs, onderwijsondersteuning, leerlingbegeleiding en -zorg of bedrijfsvoering. De betekenis van de kleuren zie je terug in het bekende FORA-huisje.
Detailprocesmodel
Vanuit het hoofdprocesmodel kun je per gebied doorklikken naar de onderliggende processen. Binnen de detailprocesmodellen wordt een bedrijfsproces verder uitgewerkt. Daarin zie je werkprocessen en processtappen, en ook welke informatieobjecten, wetgeving en rollen daarbij horen.
Rollen en verantwoordelijkheden
Een procesmodel laat niet alleen zien wat er gebeurt, maar ook wie daarbij betrokken zijn. In de FORA gebeurt dat met behulp van het RASCI-model. Daarmee maak je onderscheid tussen wie uitvoert, wie eindverantwoordelijk is, wie ondersteunt, wie geraadpleegd wordt en wie geïnformeerd moet worden. Dat helpt om misverstanden te voorkomen en maakt processen beter uitvoerbaar.
Lees meer over rollen en verantwoordelijkheden ›
Zelf aan de slag?
Wil je zelf processen in kaart brengen? Dan zijn er verschillende startpunten: