Procesmodellen Verzuimcoördinatie
Werk in uitvoering
Hieronder vindt u procesmodellen en het informatiemodel met betrekking tot de bedrijfsfunctie "Verzuimcoördinatie":
Het registreren, analyseren en monitoren van afwezigheid, en het in gang zetten van verzuimmaatregelen teneinde het verzuim van leerlingen te minimaliseren en te voldoen aan de wet op de leerplicht en kwalificatieplicht.
Procesmodel Verzuimcoördinatie - Hoofdmodel
In deze weergave is de functie Verzuimcoordinatie uitgewerkt in drie bedrijfsprocessen. Vanuit de observatie van een absentie, een afwezigheidsmelding of een vrijstellingsaanvraag wordt invulling gegeven aan de registratie van een verzuim. Daar waar er nog geen classificatie is gedaan van het soort afwezigheid wordt de term 'afwezigheid' gebruikt. Daar waar de classificatie van de afwezigheid(smelding) al heeft plaatsgevonden, spreken we van 'verzuim'.
Het registratieproces richt zich op het bepalen van het 'soort' afwezigheid waarna er vanuit een afwezigheidsmelding een registratie van (geoorloofd of ongeoorloofd) verzuim kan worden gedaan.
In de analyserende processen wordt bepaald welke vervolgacties passen op het soort verzuim. Tevens wordt hier bepaald welke verplichtingen er zijn rondom melding van (ongeoorloofd)verzuim (melding bij de Gemeente waar de leerling woonachtig is). Binnen de analyse van verzuim vindt ook de monitoring van de verzuimsituatie plaats.
Na analyse van het verzuim vindt de opvolging plaats die vanuit de analyse is voorbereid en gepland.
Tussen analyseren en opvolgen zit een PDCA-cyclus. Dit betekend dat er binnen analyseren acties voorbereid worden (plan) in de opvolging worden de acties uitgevoerd (do) en gecontroleerd (check) en binnen de analyse, via monitoring wordt de effectiviteit gemeten van de acties (act). Tot het verzuim eindigt zal de verzuim-PDCA-cyclus blijven draaien. Ook wanneer er acties binnen andere bedrijfsfuncties of bij externe organisaties uitgevoerd worden. Wanneer het verzuim stopt zal de melding gesloten worden en zal de PDCA-cyclus stoppen.
Definities
| Proces | Definitie | Toelichting |
|---|---|---|
| Afsluiten verzuim | Het afsluiten van een verzuim nadat het verzuim gestopt is of geen verantwoordelijkheid meer is van de school. | |
| Analyseren verzuim | Het op basis van bijvoorbeeld frequent verzuim van een leerling of veranderingen in patronen bepalen van de oorzaak van het verzuim en eventuele passende maatregelen om het verzuim terug te dringen en/of het nemen van maatregelen om ondersteuning te bieden. Indien nodig vindt overleg plaats met de wettelijk vertegenwoordiger en/of de leerplichtambtenaar van de gemeente waar de leerling woont. | |
| Beoordelen vrijstelling | Beoordeling van een verzoek tot vrijstelling voor het volgen van een of meerdere lesdagdelen vanuit de wettelijke vertegenwoordiger voor een leerplichtige leerling. https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0002628¶graaf=3&artikel=11&z=2023-01-01&g=2023-01-01 | |
| Bepalen verzuimmaatregelen | Het bepalen van de verzuimmaatregelen op basis van een verzuimregistratie. De verzuimmaatregelen die bepaald zijn, worden in het bedrijfsproces 'Opvolgen verzuim' opgevolgd. | |
| Classificeren afwezigheid | Het classificeren van een afwezigheidsobservatie / -melding naar een vorm van verzuim. Tijdens het classificeren wordt bepaald of het geoorloofd of ongeoorloofd verzuim betreft en daarbinnen het soort verzuim. |
|
| Monitoren verzuim | Monitoren van het verzuim en de resultaten die voortgekomen zijn uit de verzuimmaatregelen. Binnen dit proces wordt er bepaald wat de huidige situatie rondom een verzuimmelding is. Vervolgens is dit input voor het bepalen van de verzuimmaatregelen. | |
| Observeren aan-/afwezigheid leerlingen | Het observeren en vastleggen van aan-/afwezigheid van leerlingen. Tijdens het vastleggen van deze melding is het onduidelijk om wat voor soort verzuim het gaat. Dit wordt later bepaald | |
| Opvolgen verzuim | Het opvolgen van verzuim door acties intern/extern uit te zetten. De resultaten van de acties te controleren om vervolgens de melding te sluiten of de melding over te dragen voor verdere analyse. | |
| Registeren verzuim | Het komen van een vastlegging (eerste observatie) tot een verzuimregistratie. | |
| Vastleggen verzuim | Het vastleggen van een verzuim in het systeem wat verantwoordelijk is voor de aan/afwezigheid van leerlingen. Vaak is dit een LAS. De vastlegging van een verzuim ontstaat vanuit een afwezigheid vastlegging. | |
| Verzuimmaatregel overdragen | Het overdragen van vastgestelde verzuimmaatregelen naar andere bedrijfsfuncties of externe organisaties. | |
| Verzuimmaatregelen controleren | Het bepalen wat het resultaat is van de uitgevoerde verzuimmaatregelen. | |
| Verzuimmaatregelen uitvoeren | Het uitvoeren van een verzuimmaatregel om het verzuim van een leerling zoveel mogelijk te beperken en/of de leerling te ondersteunen. | Mogelijke vervolgacties:
|
Procesmodel Verzuimcoördinatie - Registreren verzuim
Het registreren van verzuim heeft als doel om van een observatie, melding of vrijstellingsverzoek tot een verzuimregistratie te komen. Daar waar het onduidelijk is wat voor soort verzuim het betreft, zal binnen het classificeren van afwezigheid worden bepaald om wat voor soort afwezigheid het gaat. Wanneer er een vrijstelling aanvraag is, zal deze getoetst worden op de wettelijke kaders en schoolbeleid waarna de registratie van geoorloofd of ongeoorloofd verzuim zal plaatsvinden.
Definities
| Proces | Definitie | Toelichting |
|---|---|---|
| Beoordelen vrijstelling | Beoordeling van een verzoek tot vrijstelling voor het volgen van een of meerdere lesdagdelen vanuit de wettelijke vertegenwoordiger voor een leerplichtige leerling. https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0002628¶graaf=3&artikel=11&z=2023-01-01&g=2023-01-01 | |
| Classificeren afwezigheid | Het classificeren van een afwezigheidsobservatie / -melding naar een vorm van verzuim. Tijdens het classificeren wordt bepaald of het geoorloofd of ongeoorloofd verzuim betreft en daarbinnen het soort verzuim. |
|
| Registeren verzuim | Het komen van een vastlegging (eerste observatie) tot een verzuimregistratie. | |
| Vastleggen verzuim | Het vastleggen van een verzuim in het systeem wat verantwoordelijk is voor de aan/afwezigheid van leerlingen. Vaak is dit een LAS. De vastlegging van een verzuim ontstaat vanuit een afwezigheid vastlegging. |
Procesmodel Verzuimcoördinatie - Analyseren verzuim
Het analyseren van het verzuim heeft als doel de verzuimmaatregelen te bepalen op basis van de verzuimmelding. Tevens vindt in dit proces de monitoring van aanhoudend verzuim plaats. Dit proces is onderdeel van de PDCA-cyclus waarin bijgehouden wordt wat de resultaten zijn van de maatregelen die op een verzuimmelding plaatsvinden.
Definities
| Proces | Definitie | Toelichting |
|---|---|---|
| Analyseren verzuim | Het op basis van bijvoorbeeld frequent verzuim van een leerling of veranderingen in patronen bepalen van de oorzaak van het verzuim en eventuele passende maatregelen om het verzuim terug te dringen en/of het nemen van maatregelen om ondersteuning te bieden. Indien nodig vindt overleg plaats met de wettelijk vertegenwoordiger en/of de leerplichtambtenaar van de gemeente waar de leerling woont. | |
| Bepalen meldingsplicht | Het bepalen of er een melding gedaan moet worden bij de gemeente van een ongeoorloofd verzuim. Er moet een melding bij de gemeente gemaakt worden via het DUO verzuimloket. Via DUO wordt de melding verwerkt richting de gemeente/leerplichtambtenaar. | |
| Bepalen verzuimmaatregelen | Het bepalen van de verzuimmaatregelen op basis van een verzuimregistratie. De verzuimmaatregelen die bepaald zijn, worden in het bedrijfsproces 'Opvolgen verzuim' opgevolgd. | |
| Evalueren uitvoering verzuimmaatregelen | Hier wordt bepaald of de verzuimmaatregelen effectief waren en of het gewenste effect heeft opgetreden. | |
| Herkennen patronen | Het herkennen van patronen bij de verzuimmelding(en) van een leerling. Hierdoor kunnen er passende (preventieve) maatregelen genomen worden in het proces van het bepalen van de verzuimmaatregelen. | |
| Monitoren verzuim | Monitoren van het verzuim en de resultaten die voortgekomen zijn uit de verzuimmaatregelen. Binnen dit proces wordt er bepaald wat de huidige situatie rondom een verzuimmelding is. Vervolgens is dit input voor het bepalen van de verzuimmaatregelen. | |
| Plannen interne acties | Het plannen en/of voorbereiden van interne acties die aansluiten bij de verplichtingen die voortkomen uit de wet. Voorbeeld is bijvoorbeeld het plannen van een overleg om een verzuimsituatie door te nemen met betrokkenen. |
Procesmodel Verzuimcoördinatie - Opvolgen verzuim
Het doel van het opvolgen van verzuim is het uitvoeren of uitzetten van de acties die voortkomen uit de analyse. Dit proces is onderdeel van de PDCA-cyclus waarin een melding wordt gevolgd tot het moment dat het verzuim stopt.
Definities
| Proces | Definitie | Toelichting |
|---|---|---|
| Aanspreken leerling | Het aanspreken van een leerling op zijn/haar gedrag t.o.v. het verzuim. Hierin wordt het gesprek aangegaan wat de situatie is en hoe verder vervolg ingezet/voorkomen kan worden. | |
| Afsluiten verzuim | Het afsluiten van een verzuim nadat het verzuim gestopt is of geen verantwoordelijkheid meer is van de school. | |
| Communiceren met wettelijke vertegenwoordiger leerling | Communiceren met de wettelijk vertegenwoordiger van de leerling om duidelijkheid te krijgen over de afwezigheid van de leerling, bijvoorbeeld omdat de leerling afwezig, maar niet ziek / absent gemeld is, en daarom na te vragen of er iets is gebeurd dan wel de leerling nog niet ziek / absent gemels is. | |
| Melden verzuim bij Gemeente | Indien nodig (binnen de gestelde termijn) via het verzuimloket van DUO melding maken van het ongeoorloofde verzuim (en de catagorie) bij de leerplicht ambtenaar van de gemeente. | |
| Omzetten soort verzuim | Wanneer er uit de analyse van het verzuim blijkt dat een verzuimmelding niet correct geregistreerd is wordt deze omgezet naar de juiste soort verzuim. Een voorbeeld hiervan is; een geoorloofde verzuim melding: ziekteverzuim omzetten naar een ongeoorloofde verzuimmelding: Luxeverzuim. | |
| Opvolgen verzuim | Het opvolgen van verzuim door acties intern/extern uit te zetten. De resultaten van de acties te controleren om vervolgens de melding te sluiten of de melding over te dragen voor verdere analyse. | |
| Overleggen met leerplichtambtenaar | Overleg (consulteren / advies inwinnen) met de leerplicht ambtenaar van de gemeente waar de leerling woont, bijvoorbeeld bij een vermoeden van ongeoorloofd verzuim. | |
| Verzuimmaatregel overdragen | Het overdragen van vastgestelde verzuimmaatregelen naar andere bedrijfsfuncties of externe organisaties. | |
| Verzuimmaatregelen controleren | Het bepalen wat het resultaat is van de uitgevoerde verzuimmaatregelen. | |
| Verzuimmaatregelen uitvoeren | Het uitvoeren van een verzuimmaatregel om het verzuim van een leerling zoveel mogelijk te beperken en/of de leerling te ondersteunen. | Mogelijke vervolgacties:
|
Informatiemodel Verzuimcoördinatie
Detailoverzicht van de informatie die een onderwijsinstelling beheert met betrekking tot de bedrijfsfunctie Verzuimcoördinatie in het bedrijfsdomein Onderwijsondersteuning.
Definities
| Informatieobject | Definitie | Toelichting |
|---|---|---|
| Aan-/afwezigheid leerling | De registratie van de aan- of aanwezigheid van een leerling op school. | |
| Absoluut verzuim | Het niet op een school ingeschreven staan van een leerplichtige. | Afwezigheid van een leerling (zonder startkwalificatie) die geen inschrijving op een school heeft en ook geen vrijstelling. Een jongere staat niet ingeschreven als leerling van een school overeenkomstig de bepalingen van de Leerplichtwet 1969 (art. 2 lid 1 en art. 4a lid 1 jo. art. 26 Leerplichtwet 1969). |
| Beslisboom verzuim | Een keuzehulp om het soort verzuim en melding voor een leerling te bepalen. | |
| Eerste melding 16 uur in 4 weken | Verzuimmelding wanneer een leerling (jonger dan 18) in een periode van 4 aaneengesloten schoolweken minimaal 16 uur ongeoorloofd afwezig is. | Als de leerling 18 jaar of ouder is dan kan een melding worden doorgeven van 16 uur in 4 weken. Dit is niet verplicht maar veel gemeenten hebben een afspraak met scholen om dit wel te melden. Op deze manier kan voortijdig schoolverlaten worden tegengegaan. |
| Geoorloofd verzuim | Afwezigheid op school van een leerplichtige leerling of een leerling zonder startkwalificatie met een geldige reden. | In sommige gevallen is er geen sprake van schoolverzuim of spijbelen. Voorbeelden van redenen hiervoor zijn:
|
| Goed-/afkeuring vrijstellingsaanvraag | De beoordeling (goed- of afkeuring) van een aanvraag voor vrijstelling van geregeld schoolbezoek door een leerling. | |
| LRV-melding | Verzuimmelding vanwege langdurig relatief verzuim (LRV), d.w.z. wanneer een leerling minimaal 4 aaneengesloten schoolweken (28 kalenderdagen) continu afwezig is. | |
| Langdurig relatief verzuim | Relatief verzuim waarbij de leerling minimaal 4 aaneengesloten schoolweken (28 kalenderdagen) continu afwezig is. | |
| Leerling | Persoon die primair of voortgezet onderwijs volgt. | |
| Licht verzuim | Het regelmatig te laat komen in de les vanaf 9 maal tot een maximum van 10 dagen per schooljaar zonder dat er sprake is van een onderliggende problematiek. | |
| Luxe verzuim | Ongeoorloofde afwezigheid wanneer de leerplichtige buiten de schoolvakanties op vakantie gaat en hiervoor geen vrijstelling is gegeven. | |
| Ongeoorloofd verzuim | Afwezigheid op school van een leerplichtige leerling of een leerling zonder startkwalificatie zonder geldige reden. | |
| Overig verzuim | Ongeoorloofd verzuim dat niet in een van de andere categorieën valt in te delen. | |
| RMC-melding | Verzuimmelding (Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC) voortijdig schoolverlaten) wanneer een leerling zonder startkwalificatie tussen 18 en 23 jaar minstens 4 aaneengesloten schoolweken (28 kalenderdagen) continu afwezig is. | |
| RMC-verzuim | Verzuim van leerlingen zonder startkwalificatie tussen de 18 en 23 jaar. | Is een leerling zonder startkwalificatie tussen 18 en 23 jaar minstens 4 aaneengesloten schoolweken (28 kalenderdagen) continu afwezig? Dan moet een RMC-melding worden doorgegeven (Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten). |
| Relatief verzuim | Afwezigheid zonder geldige reden volgens de Leerplichtwet tijdens les- of praktijktijd op school van een leerplichtige leerling of een leerling zonder startkwalificatie die op een school staat ingeschreven. | Een jongere bezoekt na inschrijving school niet geregeld. (art. 2 lid 1 en 3 art. 4a lid 1 en art. 4c jo. art. 26 Leerplichtwet 1969). Een jongere die de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt bezoekt na inschrijving school niet geregeld (art. 2 lid 3 Leerplichtwet 1969). |
| Schoolgids | De schoolgids is een informatiedocument bedoeld voor ouders/verzorgers. | |
| Vakantieverlof | Een vrijstelling voor een leerling wegens vakantie wanneer de specifieke aard van het beroep van een van de ouders een vakantie binnen de reguliere vakantieperiode onmogelijk maakt. | |
| Verlof op grond van andere gewichtige omstandigheden | Een vrijstelling voor een leerling indien de leerling door andere gewichtige omstandigheden verhinderd is de school te bezoeken. | |
| Vervolgmelding bij aanhoudend verzuim | Verzuimmelding wanneer een leerling aansluitend op de eerste verzuimmelding continu afwezig blijft en daardoor meerdere keren per week de 16 uur overschrijdt. | |
| Verzuim | Het niet aanwezig zijn tijdens de reguliere les- of praktijktijd op school van een leerplichtige leerling of een leerling zonder startkwalificatie die op een school staat ingeschreven. | |
| Verzuimbeleid | De manier waarop een school omgaat met verzuim en die ook preventieve maatregelen bevat om verzuim te voorkomen. | Het verzuimbeleid verwoordt de visie op verzuim en verwijst naar de wettelijke kaders en de doelstelling (en). Vaak is in de bijlage het verzuimreglement of het verzuimprotocol opgenomen: de spelregels voor iedereen binnen de instelling. |
| Verzuimmaatregel | Een maatregel die wordt uitgevoerd door een medewerker van de de school of een externe partij om het verzuim van een leerling zoveel mogelijk te voorkomen / beperken. | |
| Verzuimmelding | Een kennisgeving aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de leerling woon- of verblijfplaats heeft dat de leerling zonder geldige reden les- of praktijktijd heeft verzuimd. | |
| Verzuimreglement / -protocol | Een beschrijving van de verantwoordelijkheden en afspraken rondom het verzuim van leerlingen. | |
| Vrijstelling van geregeld schoolbezoek | Een tijdelijke of permanente vrijstelling van het verplichte bijwonen van schoollessen. | Dit kan om verschillende redenen gebeuren zoals bijvoorbeeld medische redenen of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of andere persoonlijke omstandigheden. De vrijstelling kan variëren in duur en omvang afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de leerling en de wet- en regelgeving. In sommige gevallen kan de vrijstelling ook gepaard gaan met alternatieve vormen van onderwijs of begeleiding om ervoor te zorgen dat de leerling toch kan blijven leren en zich ontwikkelen. |
| Vrijstellingsaanvraag | Een aanvraag voor vrijstelling van geregeld schoolbezoek door een leerling. | |
| Ziekte- / absentiemelding | Een melding van ziekte dan wel absentie van een leerling door diens wettelijk vertegenwoordiger. | |
| Ziekteverzuim | Afwezigheid op school wegens ziekte van de leerling. | |
| Zorgrichtlijn | Een richtlijn die een gestandaardiseerde aanpak biedt voor de zorgverlening bij een specifieke aandoening of ziekte of probleem. | Een zorgrichtlijn kan onder meer bestaan uit praktische aanbevelingen en stappenplannen en protocollen voor diagnostiek en behandeling en begeleiding van patiënten met een specifieke aandoening of probleem. |
| Zorgverzuim | Ongeoorloofde afwezigheid zich uitend in spijbelgedrag zonder dat er sprake is van vakantie maar veelal met een problematische achtergrond (bijvoorbeeld problemen thuis of op school). | |
| Zorgwekkend ziekteverzuim | Ziekteverzuim waarbij voor een leerling vier ziekmeldingen in twaalf weken zijn gedaan of de leerling een zevende schooldag aaneengesloten ziek is. |