Eigenaarschap en verantwoordelijkheden
Processen verbeteren lukt pas echt als mensen weten wie waarvoor aan zet is. Een procesplaat of stappenplan laat zien wat er gebeurt en wanneer. Maar zonder heldere afspraken over eigenaarschap en verantwoordelijkheden blijft het in de praktijk vaak hangen in misverstanden, dubbel werk of “niemand voelde zich verantwoordelijk”.
Wat bedoelen we met eigenaarschap?
Met eigenaarschap bedoelen we: iemand is eindverantwoordelijk voor het proces en de uitkomst. Die persoon bewaakt dat het proces past bij beleid en wet- en regelgeving, en dat de organisatie de randvoorwaarden geregeld heeft (mensen, middelen, systemen, afspraken).
Eigenaarschap ligt vaak bij een leidinggevende rol (bijvoorbeeld schoolleider/bestuurder) of een proceseigenaar die mandaat heeft om knopen door te hakken.
Verantwoordelijkheden: wie doet wat?
In de uitvoering zijn meestal meerdere rollen betrokken, niet alleen de uitvoering moet goed afgestemd worden, maar ook de ondersteuning en besluitvorming. Als je die activiteiten niet verdeelt, ontstaan typische knelpunten:
- Taken vallen tussen wal en schip;
- Escalaties komen te laat;
- Registraties zijn niet compleet of niet eenduidig;
- ICT-ondersteuning wordt pas laat betrokken.
Een praktisch hulpmiddel: het RASCI-model
Een eenvoudige manier om verantwoordelijkheden expliciet te maken is het RASCI-model.
Daarmee leg je per activiteit vast:
R – Responsible verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak.
A – Accountable eindverantwoordelijk voor afronding en neemt besluiten.
S – Supported ondersteunt (bijvoorbeeld met tijd, expertise of uitvoering).
C – Consulted wordt geraadpleegd en om input gevraagd (tweerichtingsafstemming).
I – Informed wordt op de hoogte gehouden van voortgang en resultaten (eenrichtingsupdate).
Richtlijnen bij het RASCI-model
- Per activiteit is er één Accountable (één eindverantwoordelijke). Dat maakt besluitvorming sneller en voorkomt discussie achteraf.
- De persoon met de A-rol moet ook de bevoegdheid (autoriteit) hebben om beslissingen te nemen.
- De A-rol kan de besluitvorming delegeren naar de R-rol, maar blijft eindverantwoordelijk.
- De A- en C-rollen hebben impliciet ook de I-rol.
- Minimaliseer het aantal R-, C- en I-rollen.
Zelf aan de slag
1. Kies één proces uit en pak dit erbij
Je kunt een eigen proces gebruiken dat je net in kaart gebracht hebt, maar ook het hoofdprocesmodel of een van de verder uitgewerkte procesmodellen uit de FORA.
Voorbeeld: Gebruik een tabel, zet de processtappen in rijen onder elkaar in de eerste kolom.
2. Noteer de betrokken rollen
Je gebruikt in dit overzicht geen namen, maar functies (zoals administratie, zorgcoördinator of mentor). Rollen lang niet altijd de officiële functietitels, specifiekere, contextgerelateerde functies zoals 'mentor' zijn in de praktijk vaak beter bruikbaar.
Voorbeeld: Zet in de tabel bovenaan in de kolommen de functies/rollen die betrokken zijn.
3. Vul per activiteit RASCI in en bespreek de uitzonderingen
Is overal iemand Responsible? Waar zijn er twee Accountable?
Probeer overal in elk geval Accountable en Responsible in te vullen: wie is eindverantwoordelijk en wie voert uit.
Door ook Consulted en Informed in te vullen voorkom je onduidelijke afstemming en te late informatie.
Voorbeeld: Begin met de kern, door in iedere rij de R- en A- rol in te vullen, bepaal daarna wie er ondersteuning bieden in de S-rol, rond af door de communicatielijnen vast te leggen door juiste C- en I- rollen toe te voegen.
4. Leg communicatie-afspraken vast
Als alle rollen duidelijk zijn, is het goed om praktische afspraken te maken over de communicatie. Wie informeert wie, op welk moment, via welk kanaal?
Voorbeeld: voeg een laatste kolom toe met de belangrijkste afspraken rondom het proces.