Rollen en verantwoordelijkheden

Processen verbeteren lukt pas echt als mensen weten wie waarvoor aan zet is. Een procesplaat of stappenplan laat zien wat er gebeurt en wanneer. Maar zonder heldere afspraken over eigenaarschap en verantwoordelijkheden blijft het in de praktijk vaak hangen in misverstanden, dubbel werk of “niemand voelde zich verantwoordelijk”.

Wat is eigenaarschap?

Met eigenaarschap bedoelen we: iemand is eindverantwoordelijk voor het proces en de uitkomst. Die persoon bewaakt dat het proces past bij beleid en wet- en regelgeving, en dat de organisatie de randvoorwaarden geregeld heeft (mensen, middelen, systemen, afspraken).

Eigenaarschap ligt vaak bij een leidinggevende rol (bijvoorbeeld schoolleider/bestuurder) of een proceseigenaar die mandaat heeft om knopen door te hakken.

Verantwoordelijkheden: wie doet wat?

In de uitvoering zijn meestal meerdere rollen betrokken, niet alleen de uitvoering moet goed afgestemd worden, maar ook de ondersteuning en besluitvorming. Als je die activiteiten niet verdeelt, ontstaan typische knelpunten:

Taken vallen tussen wal en schip;
Escalaties komen te laat;
Registraties zijn niet compleet of niet eenduidig;
ICT-ondersteuning wordt pas laat betrokken.

RASCI-model

Een eenvoudige manier om verantwoordelijkheden expliciet te maken is het RASCI-model. Daarmee leg je per activiteit vast:
R – Responsible verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak.
A – Accountable eindverantwoordelijk voor afronding en neemt besluiten.
S – Supported ondersteunt (bijvoorbeeld met tijd, expertise of uitvoering).
C – Consulted wordt geraadpleegd en om input gevraagd (tweerichtingsafstemming).
I – Informed wordt op de hoogte gehouden van voortgang en resultaten (eenrichtingsupdate).

Per activiteit is er één Accountable (één eindverantwoordelijke). Dat maakt besluitvorming sneller en voorkomt discussie achteraf.

De persoon met de A-rol moet ook de bevoegdheid (autoriteit) hebben om beslissingen te nemen.
De A-rol kan de besluitvorming delegeren naar de R-rol, maar blijft eindverantwoordelijk.
De A- en C-rollen hebben impliciet ook de I-rol.
Minimaliseer het aantal R-, C- en I-rollen.

Zelf aan de slag

Ga naar het Stappenplan | Starten met de FORA. Hierin wordt ook uitgelegd hoe je rollen en verantwoordelijkheden kunt koppelen aan processen op school.