Stappenplan | Starten met de FORA
Processen in kaart brengen begint meestal met een praktische vraag. Denk aan verzuim, inschrijving, examinering of personeelsinstroom. Je wilt dan eerst weten in welk deel van de schoolorganisatie dit speelt en welke processen daarbij horen. FORA helpt je om daarbij van overzicht naar detail te werken. Je begint bij de hoofdprocessen van de schoolorganisatie en zoomt daarna in op de processen die voor jouw vraag relevant zijn. Zo hoef je niet alles tegelijk uit te werken en kun je stap voor stap een bruikbaar overzicht opbouwen.
Voorbereiding
Als je zelf aan de slag wilt gaan met het in kaart brengen van een proces, is de vraag: hoe doe je dat praktisch? De FORA-modellen kun je online bekijken, maar je kunt ze niet direct zelf aanpassen. Wat kan wel?
- Afbeeldingen hergebruiken
De eenvoudigste manier is om de modellen uit de FORA te gebruiken als inspiratie en hulpmiddel om je eigen overzichten te maken. Je kunt alle platen uit de FORA exporteren en hergebruiken in documenten en presentaties voor je eigen schoolorganisatie.
- Invulposters gebruiken
Wil je in kaart brengen in welke applicaties persoonsgegevens worden gebruikt? Of wil je de applicaties voor je digitale leeromgeving in kaart brengen? Dan kun je een van de invulposters gebruiken.
- Online tool Applicatielandschap in kaart
De online tool Applicatielandschap in kaart is een praktische manier om je applicaties te inventariseren en te koppelen aan de FORA-processen waarin je ze gebruikt.
- ArchiMate-modellen gebruiken (gevorderd)
Wil je modellen aanvullen en beheren in een eigen omgeving, dan kun je de FORA-modellen gebruiken in een modelleertool, zoals de gratis tool Archi. Dit vraagt wel specifieke kennis en vaardigheden. Lees meer over modelleren in Archi ›
Stap 1 | Kies een hoofdproces als startpunt
Begin bij het hoofdprocesmodel en bepaal welk hoofdproces voor jouw vraagstuk relevant is. Je kunt ook starten vanuit een overzicht van alle modellen. Klik vanuit het hoofdproces door naar de onderliggende processen. Zo zie je hoe het gekozen onderwerp in de FORA is uitgewerkt.
Stap 2 | Maak het passend voor jouw organisatie
Kijk per proces of je het wilt overnemen, aanpassen, verder uitwerken of voorlopig niet meenemen. Zo maak je snel zichtbaar welke onderdelen bruikbaar zijn voor jouw schoolorganisatie. Je kunt processen hernoemen, samenvoegen, splitsen of aanvullen, afhankelijk van hoe je organisatie werkt.
Stap 3 | Kijk welke informatie bij het proces hoort
Bekijk welke informatie in dit proces of domein wordt gebruikt. Dat kan door in een procesmodel naar de informatieweergave te gaan of via Informatiemodellen. Je kunt ook het informatiemodel bekijken van het domein waarin je werkt. Kijk eerst alleen welke informatieobjecten voor jouw vraagstuk relevant zijn.
Gebruik het overzicht om vragen te beantwoorden zoals:
- welke informatie gebruiken we in dit proces?
- waar wordt deze informatie vastgelegd?
- welke informatie hoort bij elkaar?
- welke informatie is bron voor andere registraties?
Zo maak je het vraagstuk concreet en houd je het overzichtelijk.
Stap 4 | Controleer welke eisen relevant zijn
Bekijk per relevant informatieobject welke eisen gelden voor beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Controleer ook of er wet- en regelgeving van toepassing is. Dit helpt om te bepalen welke maatregelen, afspraken of verantwoordelijkheden nodig zijn.
Stap 5 | Kijk welke applicaties bij de informatie horen
Kijk welke applicaties, registraties of verwerkingen bij deze informatie horen. Zo zie je sneller waar gegevens worden vastgelegd, gebruikt of uitgewisseld.
Stap 6 | Benoem knelpunten of keuzes
Kijk waar overlap, dubbel werk, afhankelijkheden of risico’s zitten. Denk bijvoorbeeld aan meerdere applicaties voor dezelfde taak, onduidelijke gegevensstromen of ontbrekende koppelingen.
Stap 7 | Bespreek het overzicht met collega’s
Loop de gekozen processen door met collega’s die bij het onderwerp betrokken zijn. Zo controleer je of het overzicht herkenbaar is en of er onderdelen ontbreken. Zijn eigenaarschap en verantwoordelijkheden nog niet goed belegd? Dan is dit het moment om daar een begin mee te maken. We geven daarvoor hieronder een aantal optionele stappen.
Rollen en verantwoordelijkheden
Processen verbeteren lukt pas echt als mensen weten wie waarvoor aan zet is. Een procesplaat of stappenplan laat zien wat er gebeurt en wanneer. Maar zonder heldere afspraken over eigenaarschap en verantwoordelijkheden blijft het in de praktijk vaak hangen in misverstanden, dubbel werk of “niemand voelde zich verantwoordelijk”. Heb je je processen, informatie en applicaties in kaart gebracht? Dan kun je onderstaande stappen volgen om daar ook de juiste rollen en verantwoordelijkheden aan te verbinden.
Stap 8 | Noteer de betrokken rollen en verantwoordelijkheden
Gebruik geen namen, maar functies, zoals administratie, zorgcoördinator of mentor. Rollen zijn lang niet altijd dezelfde als officiële functietitels; specifiekere, contextgerelateerde functies zoals ‘mentor’ zijn in de praktijk vaak beter bruikbaar.
Stap 9 | Vul per activiteit RASCI in
Is overal iemand Responsible? Waar zijn er twee Accountable? Probeer in elk geval overal Accountable en Responsible in te vullen: wie is eindverantwoordelijk en wie voert uit. Door ook Consulted en Informed in te vullen voorkom je onduidelijke afstemming en te late informatie. Meer weten over het RASCI-model? Ga naar de pagina Rollen en verantwoordelijkheden.
Stap 10 | Maak communicatie-afspraken
Als alle rollen duidelijk zijn, is het goed om praktische afspraken te maken over de communicatie. Wie informeert wie, op welk moment, via welk kanaal?