Zelf modelleren in Archi

Stel u wordt gevraagd om de processen van uw instelling in kaart te brengen, of om een overzicht te maken van de applicaties die binnen de instelling worden gebruikt ten behoeve van bepaalde bedrijfsprocessen. Of u wordt gevraagd om een overzicht te maken van de gegevens die bij bepaalde processen een rol spelen inclusief de zeggenschap over die gegevens en de privacy-gevoeligheid ervan. De vraag is: welke tooling kunt u het beste hiervoor gebruiken?

Doel

Zelf aan de slag met de FORA-modellen in Archi en andere tools

Doelgroep

Informatiemanager, proces- en informatieanalist, ICT-adviseur

Advies: Werk met architectuurtooling!

Er zijn talrijke manieren om gegevens en informatie vast te leggen en te presenteren. Veel scholen gebruiken bijvoorbeeld voor bepaalde doeleinden PowerPoint of Visio, omdat deze laagdrempelig in het gebruik zijn zonder dat je al te veel voorkennis nodig hebt. Deze toepassingen kennen echter één groot nadeel: er is geen relatie te leggen tussen informatiekundige uitwerkingen van een onderwijsinstelling die al zijn gemaakt, en de gemeenschappelijke taal van het funderend onderwijs: de FORA.

Alle modellen in de FORA zijn gemaakt in de modelleertaal Archimate, en zijn downloadbaar vanaf de FORA-wiki: https://www.wikixl.nl/wiki/fora/images/fora/tmp/export/FORA.xml.

Het meest gebruikte en gratis tool (open source) is Archi. Het FORA-serviceteam adviseert dit tool te gebruiken. Het vergt wel enige handigheid en inwerktijd. Maar er zijn ook tal van andere nuttige tools die nèt weer wat andere voordelen hebben. Wat alle toepassingen gemeen hebben is dat de generieke Archimate-modellen uit de FORA gebruikt kunnen worden voor weergaves m.b.t. de eigen instelling.

Voordelen van het gebruik van Architectuur-tooling

Door de FORA-modellen in de modelleertaal Archimate als startpunt te hanteren, maakt u direct gebruik van alle opgebouwde kennis, de juiste (formele) begrippen, procesbeschrijvingen, etc. die in het po en vo zijn vastgelegd en gestandaardiseerd waardoor de vergelijkbaarheid en uitwisselbaarheid met andere instellingen veel gemakkelijker wordt. U hebt ook meer zekerheid dat u compleet bent en niets vergeet. Het scheelt ook veel denkwerk, want veel is al uitgewerkt en gecontroleerd door collega’s. U maakt gebruik van al het voorwerk dat is gedaan: processen, gegevens, applicatiefuncties en gebruikte referentiecomponenten: alle door de sector opgebouwde kennis staat tot uw beschikking. En mocht er een aanpassing in de FORA plaatsvinden, geen nood: u kunt deze eenvoudig weer integreren in de uitwerkingen van uw eigen werkomgeving (zie Importeren nieuwe versie van de FORA). En, andersom, als u een waardevolle uitwerking hebt gemaakt, kan deze wellicht ook weer ten goede komen aan de FORA-community.

Wel enige ervaring nodig

Het gebruik van een architectuurtool als Archi vereist wel enige kennis, het is namelijk minder laagdrempelig dan bijvoorbeeld het gebruik van PowerPoint. Maar zodra u hier vaker mee werkt, dan merkt u dat dit eenvoudig op te bouwen is. Op het internet en specifiek op de FORA-wiki vindt u veel informatie om uzelf te bekwamen (https://fora.wikixl.nl/index.php/Modelleertaal_en_-tooling ). U kunt ook een kijkje nemen op de wiki van de MORA, de referentiearchitectuur voor een MBO-instelling (https://mora.mbodigitaal.nl/index.php/Hoofdpagina#Hoofdprocesmodel) en op de wiki voor de gemeentelijke referentiearchitectuur (GEMMA): https://www.gemmaonline.nl/index.php/Werken_met_VNGR_architectuurmodellen . Daarnaast zijn er in de FORA-community altijd wel collega’s te vinden die u bij vragen of knelpunten op weg willen helpen.

Enkele tips uit de praktijk (aanvullingen welkom!)

  • Geef niet te veel informatie op één plaat weer, ‘less = more’
  • Maak projectfolders aan met een duidelijke structuur en herkenbare benamingen
  • Werk ordelijk en gestructureerd. Ruim tijdig op wat niet meer wordt gebruikt. Dat scheelt tijd
  • Plaats objecten vanuit je objectenbibliotheek op een view in plaats van via knippen en plakken. Dit voorkomt dat er dubbele objecten worden aangemaakt
  • Maak goede afspraken als je samen werkt aan dezelfde modellen, maak hierbij ook gebruik van de mogelijkheden van Github (uitleg volgt nog)

Voorbeelden uit de praktijk

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de informatiemanager in het funderend onderwijs. Deze kunnen u inspireren om zelf ook hiermee aan de slag te gaan!

Stichting BOOR

Stichting BOOR is één van de instellingen die vooroploopt in het op een professionele manier uitwerken van de informatiestructuren binnen de instellingen voor tal van vraagstukken. Daarbij wordt men ondersteund door een externe informatiearchitect. Hieronder ziet u de uitwerking van Identity Access Management (IAM), klik hier voor een view uit de FORA) voor nieuwe medewerkers:

BOOR IAM.png

Daarnaast maakt men ook gebruik van Use case diagrammen of Data Flow Diagrammen (DFD). Deze zijn sneller te maken en kunnen later worden omgezet in een Archimate-view. Hieronder een weergave van gegevens van medewerkers in relatie tot de IAM-applicaties.

BOOR IAM-DFD.png

Hieronder vind u het applicatielandschap in kaart gebracht voor de sector VO binnen Stichting BOOR. Een meer gedetailleerde plaat vindt u hier.

BOOR Applicatielandschap VO.png

Tenslotte vind u hieronder een overzicht in Archimate van het schoolnetwerk van één van de onderwijsinstellingen van Stichting BOOR.

BOOR Schoolnetwerk.jpg

Clusius College

Ruben Haverkate van het Clusius College is een gevorderde gebruiker. Hij heeft begin 2022 een workshop gegeven voor belangstellende collega’s, de presentatie vindt u hier. Voor het opvragen van een oefenmodel zie de laatste slide van de presentatie. Hieronder een voorbeeld van een schermafbeelding uit Archi van een eenvoudig overzicht van het applicatielandschap.

Clusius Applicatielandschap.png

Voorbeelden uit het MBO

In februari 2022 heeft het MBO in het kader van de promotie van de nieuwe sector referentie architectuur MORA (de evenknie van de FORA: https://mora.mbodigitaal.nl/index.php/Hoofdpagina ) een workshop plaatsgevonden over het in kaart brengen van het applicatielandschap van een MBO-instelling. Er is in het MBO al veel expertise opgebouwd in het modelleren van de eigen instelling, die voor een belangrijk deel teruggaat tot de voorloper TripleA. De presentatie met talrijke mooie voorbeelden vindt u via de MORA Teams-omgeving van MBO Digitaal. Een voorbeeld van NOVA College waarin ook koppelingen tussen de belangrijke applicaties zijn weer gegeven vindt u hieronder:

NOVA (mbo) Applicatiekoppelingen.png

Meer weten?

Neem contact op met het FORA-serviceteam via de wiki of via fora@kennisnet.nl. Of benut de FORA-discussiegroep op Yammer: krijgt vast veel reacties. Uiteraard kunt u ook een berichtje sturen naar een collega-informatiemanager: zij of hij zal u graag op weg helpen!

Deze use case is ontwikkeld met hulp van Marieke Schrijver (Stichting BOOR) en Ruben Haverkate (Clusius College)