Oudercommunicatie

Doel

Inzichtelijk maken welke applicaties er gebruikt worden voor het communiceren met ouders en leerlingen en bepalen welke overlap of verschillen er zijn tussen de verschillende applicaties. Met het inzicht kan gewerkt worden aan een meer uniform en beheersbaar applicatielandschap dat nog beter aansluit bij de processen binnen de schoolorganisatie.

Betrokkenen/rollen

Gebruik door: ict-coördinatoren, informatiemanagers, schoolleiders, communicatiemedewerkers

Toelichting

De FORA biedt inzicht in de bedrijfsfuncties van een schoolorganisatie. Het hoofdbedrijfsfunctiemodel beschrijft op hoofdlijnen wat een onderwijsorganisatie doet. Verdieping daarvan vindt plaats in het bedrijfsfunctiemodel dat in meer detail weergeeft op welke manier een invulling gegeven wordt aan het 'wat'. Hiermee is het mogelijk om ‘referentiecomponenten’ toe te voegen. Systemen en applicaties – voor bijvoorbeeld oudercommunicatie – bestaan uit referentiecomponenten en applicatiefuncties die deze bedrijfsfuncties moeten ondersteunen.

Aanleiding

Voor schoolbesturen ontstaan steeds meer digitale oplossingen voor het communiceren met ouders. Deze oplossingen hebben verschillende functionaliteiten en technische mogelijkheden. Vanuit organisatorisch en beheersmatig perspectief is het belangrijk dat schoolbesturen nadenken over de inzet en samenhang van deze communicatiemiddelen. Met de FORA kan inzichtelijk gemaakt worden welke referentiecomponenten en applicatiefuncties een rol spelen bij communicatie met ouders. Op basis hiervan kan beter nagedacht worden over de keuze voor het gebruik van dergelijke applicaties.

Scenariostappen in het proces

Stap 1: Gebruik de view ‘hoofdbedrijfsfunctiemodel’ om inzicht te krijgen in de bedrijfsfuncties die ondersteund moeten worden door een oudercommunicatie applicatie.

Stap 2: Gebruik de view ‘bedrijfsfunctie met referentiecomponenten en applicatiefuncties’ om te bepalen welke componenten en applicatiefuncties ondersteunend moeten zijn aan de bedrijfsfuncties communiceren met ouders (leerlingspecifiek en klasbreed) met behulp van een applicatie voor oudercommunicatie.

Stap 3: Gebruik de view ‘bedrijfsfunctiemodel met applicatiefuncties’ om na te gaan in hoeverre de huidige applicaties voor oudercommunicaties hieraan voldoen en of er sprake is van dubbelingen of verschillen.

Stap 4: Gebruik de inventarisatie en analyse in stap 3 om regie te gaan voeren, danwel keuzes te maken bij de inzet of uitfasering van bestaande applicaties voor oudercommunicaties of de inkoop van nieuwe applicaties.

Uitkomst

Het gebruik van applicaties voor oudercommunicatie die beschikken over de gewenste functionaliteiten en meer uniformiteit en beheersbaarheid in het applicatielandschap.