Procesmodel aanmelding en inschrijving leerling

Aanmelding, Inschrijving en Schorsing

Aanmelding, inschrijving en schorsing vragen om een gestructureerde aanpak. Het gaat om het doorlopen van samenhangende stappen, met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en aandacht voor het zorgvuldig vastleggen en beheren van leerlinggegevens.

Op deze pagina vind je hoofdmodellen voor "Aanmelden en inschrijving" en voor "Schorsing en verwijdering". Deze zijn verder uitgewerkt in deelmodellen om de processen, informatieobjecten en betrokken rollen in meer detail te laten zien.

Waar wil je mee beginnen?

Navigeer naar het hoofdmodel van Aanmelding en Inschrijving.
Ga direct naar het deelmodel verwerken aanmelding, inwinnen aanvullende gegevens, toelating of inschrijven.
Navigeer naar het hoofdmodel van Schorsing en verwijdering.

Hoofdmodel Aanmelding en Inschrijving

In dit model is het volledige instroom proces weergegeven en kan je zien hoe de processen voor aanmelden, toelaten en inschrijven in elkaar overlopen.

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Aanleveren inschrijfgegevens aan DUO	Het overdragen van de inschrijfgegevens aan DUO t.b.v. het landelijk Register Onderwijsdeelnemers (ROD)
Aanmelden	Het aanmelden van nieuwe leerlingen bij onderwijsinstellingen
Bepalen toelating leerling	Het bepalen of een leerling toegelaten wordt op een onderwijsinstelling. Op basis van diverse bronnen wordt er een toetsing uitgevoerd.
Bepalen zorgbehoefte leerling	Het bepalen van de specifieke zorg die een leerling nodig heeft ten tijde van het volgen van het onderwijsaanbod.
Bevestigen aanmelding	Het formeel terugkoppelen dat de aanmelding geregistreerd is en verder in behandeling genomen wordt.
Bevestigen inschrijving	Het formeel terugkoppelen dat de inschrijving is vastgelegd en in behandeling genomen wordt.
Communiceren besluit toelating	Het communiceren over het besluit wat is genomen rondom de toelating of weigering van een leerling op een onderwijsinstelling.
Definitief maken aanmelding	Het definitef maken van de aanmelding in de administratie (LAS) van de onderwijsinstelling.
Indelen leerling in groep / klas	Het roosteren van een leerling nadat een leerling is geplaatst.
Indienen identificatieverzoek DUO	Het op basis van identificerende gegevens of een leelring al beken is bij DUO.
Inschrijven	Het definitief inschrijven van een leerling bij de school en alle administratieve gegevens verwerken en bevestigen.
Inschrijven leerling	Het inschrijven van een natuurlijk persoon bij een onderwijsinstelling.
Inwinnen aanvullende gegevens	Het inwinnen van extra informatie die gebruikt worden om de aanmelding te verrijken qua informatie.
Nemen besluit toelating	Het nemen van het besluit of een leerling kan worden toegelaten op de school.
Ontvangen aanmelding	Het in ontvangst nemen van de aanmelding van een leerling die zich wilt aanmelden voor het onderwijsaanbod op de onderwijsinstelling.
Opvragen aanvullende inschrijfgegevens	Het opvragen van aanvullende gegevens om de inschrijving compleet te maken.
Opvragen gegevens voor(schools)traject	Het opvragen van gegevens wat betreft de gevolgde opleidingen en resultaten van een eerder gevolgd onderwijs.
Overleggen met ouders / verzorgers	Het wederzijds overleggen met ouders/verzorgers ten behoeve van de aanmelding tot een onderwijsinstelling.
Plaatsen leerling	Het indelen van een leerling in een groep of klas.
Plannen en roosteren	Het plannen en roosteren van het door de onderwijsorganisatie aangeboden onderwijs.
Registreren aanmelding	Het vastleggen van een aanmelding bij de onderwijsinstelling.
Registreren inschrijving	Het definitief maken van een aanmelding in de vorm van een inschrijving bij de onderwijsinstelling.
Toelaten	De toelating van een nieuwe leerling bij een onderwijsinstelling.
Valideren aanmeldgegevens	Het vaststellen van de validiteit van de aangeleverde gegevens.
Verwerken aanmelding leerling	Het verwerken van de melding in de administratie (LAS) van de onderwijsinstelling.
Zorgdragen toelating op andere school	Het ondersteuning in de overdracht van een leerling naar een andere onderwijsinstelling.

Verwerken aanmelding

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Aanmelden	Het aanmelden van nieuwe leerlingen bij onderwijsinstellingen
Bevestigen aanmelding	Het formeel terugkoppelen dat de aanmelding geregistreerd is en verder in behandeling genomen wordt.
Indienen identificatieverzoek DUO	Het op basis van identificerende gegevens of een leelring al beken is bij DUO.
Ontvangen aanmelding	Het in ontvangst nemen van de aanmelding van een leerling die zich wilt aanmelden voor het onderwijsaanbod op de onderwijsinstelling.
Registreren aanmelding	Het vastleggen van een aanmelding bij de onderwijsinstelling.
Valideren aanmeldgegevens	Het vaststellen van de validiteit van de aangeleverde gegevens.
Verwerken aanmelding leerling	Het verwerken van de melding in de administratie (LAS) van de onderwijsinstelling.

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde informatieobjecten.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Aangeboden opleiding	Opleidingseenheid die door een Onderwijsaanbieder aangeboden wordt in een bepaalde vorm, al dan niet op een bepaalde Onderwijslocatie, waarop een onderwijsdeelnemer zich kan inschrijven.
Aanmeldformulier	Het formulier voor het schriftelijke verzoek om een leerling toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding.
Aanmelding	Het schriftelijke verzoek om een leerling toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding op een bepaald niveau.

Inwinnen aanvullende gegevens

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Aanmelden	Het aanmelden van nieuwe leerlingen bij onderwijsinstellingen
Bepalen zorgbehoefte leerling	Het bepalen van de specifieke zorg die een leerling nodig heeft ten tijde van het volgen van het onderwijsaanbod.
Inwinnen aanvullende gegevens	Het inwinnen van extra informatie die gebruikt worden om de aanmelding te verrijken qua informatie.
Opvragen gegevens voor(schools)traject	Het opvragen van gegevens wat betreft de gevolgde opleidingen en resultaten van een eerder gevolgd onderwijs.
Overleggen met ouders / verzorgers	Het wederzijds overleggen met ouders/verzorgers ten behoeve van de aanmelding tot een onderwijsinstelling.

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde informatieobjecten.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Leerling	Persoon die primair of voortgezet onderwijs volgt.
Leerlingdossier	Verzameling gegevens die worden bijgehouden in leerlingadministratie. Bij vertrek van de leerling worden deze gegevens verwijderd na afloop van de bewaartermijn.
Ondersteuningsbehoefte	Ondersteuningsbehoeften verwijzen naar dat wat de betrokken opvoeders (leraren en ouders) en andere professionals (zoals een pedagogisch medewerker of een intern begeleider) nodig hebben om de onderwijs- en opvoedingsbehoeften te kunnen realiseren.
Onderwijskundig rapport	Het Onderwijskundig rapport wordt samengesteld op basis van informatie in leerlingdossier en administratieve gegevens in het kader van overdracht van leerling.
Ouder	Ouder, voogd of verzorger die (mede) de wettelijke verantwoordelijkheid draagt voor een leerling. Het is een persoon die een huishouding voert waartoe het kind behoort, welk kind in belangrijke mate door hem/haar in belangrijke mate wordt onderhouden.
Toelaatbaarheidsverklaring	Een toelaatbaarheidsverklaring is een verklaring waarmee de leerling toelaatbaarheid wordt verklaard tot het (voortgezet) speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs, praktijkonderwijs is een toelaatbaarheidsverklaring.

Bepalen toelating leerling

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Bepalen toelating leerling	Het bepalen of een leerling toegelaten wordt op een onderwijsinstelling. Op basis van diverse bronnen wordt er een toetsing uitgevoerd.
Communiceren besluit toelating	Het communiceren over het besluit wat is genomen rondom de toelating of weigering van een leerling op een onderwijsinstelling.
Nemen besluit toelating	Het nemen van het besluit of een leerling kan worden toegelaten op de school.
Toelaten	De toelating van een nieuwe leerling bij een onderwijsinstelling.
Zorgdragen toelating op andere school	Het ondersteuning in de overdracht van een leerling naar een andere onderwijsinstelling.

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde informatieobjecten.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Aangeboden opleiding	Opleidingseenheid die door een Onderwijsaanbieder aangeboden wordt in een bepaalde vorm, al dan niet op een bepaalde Onderwijslocatie, waarop een onderwijsdeelnemer zich kan inschrijven.
Aanmelding	Het schriftelijke verzoek om een leerling toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding op een bepaald niveau.
Besluit	Een besluit is een schriftelijke beslissing (definitieve uitspraak) van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.
Leerling	Persoon die primair of voortgezet onderwijs volgt.
Leerlingdossier	Verzameling gegevens die worden bijgehouden in leerlingadministratie. Bij vertrek van de leerling worden deze gegevens verwijderd na afloop van de bewaartermijn.
Ondersteuningsbehoefte	Ondersteuningsbehoeften verwijzen naar dat wat de betrokken opvoeders (leraren en ouders) en andere professionals (zoals een pedagogisch medewerker of een intern begeleider) nodig hebben om de onderwijs- en opvoedingsbehoeften te kunnen realiseren.
Onderwijscapaciteit	Het aantal leerlingen dat een onderwijsinstelling ziet als het maximale aantal leerlingen.
Onderwijskundig rapport	Het Onderwijskundig rapport wordt samengesteld op basis van informatie in leerlingdossier en administratieve gegevens in het kader van overdracht van leerling.
Onderwijsondersteuning	Onderwijsondersteuning is het door het samenwerkingsverband afgesproken geheel van basis- en extra ondersteuning (onderwijsinhoudelijke en (ortho)pedagogische interventies) die binnen de ondersteuningsstructuur van de school - eventueel samen met ketenpartners - planmatig en op een overeengekomen kwaliteitsniveau worden uitgevoerd.
Schoolondersteuningsprofiel	In het schoolondersteuningsprofiel staat een beschrijving van de voorzieningen die zijn getroffen voor leerlingen die extra ondersteuning behoeven, d.w.z. een beschrijving van de mogelijkheden die de school heeft voor de ondersteuning van leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften. Ook staat hierin welke ambities de school heeft voor de toekomst. In het schoolondersteuningsprofiel omschrijft de school hoe leerlingen met een extra ondersteuningsvraag begeleid worden. En welke middelen de school hiervoor ter beschikking heeft of extern kan organiseren. Voorgedefinieerde set profielen; school kan kiezen In regio moet goede spreiding zijn van profielen bijv als leerling doof is check Scholen op de kaart / Vensters (filteren op onderwijsconcepten / kenmerken)
Toelaatbaarheidsverklaring	Een toelaatbaarheidsverklaring is een verklaring waarmee de leerling toelaatbaarheid wordt verklaard tot het (voortgezet) speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs, praktijkonderwijs is een toelaatbaarheidsverklaring.
Toelatingsbesluit	De beslissing om een leerling al dan niet toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding op een bepaald niveau.

Inschrijven leerling

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Aanleveren inschrijfgegevens aan DUO	Het overdragen van de inschrijfgegevens aan DUO t.b.v. het landelijk Register Onderwijsdeelnemers (ROD)
Bevestigen inschrijving	Het formeel terugkoppelen dat de inschrijving is vastgelegd en in behandeling genomen wordt.
Inschrijven	Het definitief inschrijven van een leerling bij de school en alle administratieve gegevens verwerken en bevestigen.
Inschrijven leerling	Het inschrijven van een natuurlijk persoon bij een onderwijsinstelling.
Opvragen aanvullende inschrijfgegevens	Het opvragen van aanvullende gegevens om de inschrijving compleet te maken.
Registreren inschrijving	Het definitief maken van een aanmelding in de vorm van een inschrijving bij de onderwijsinstelling.

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde informatieobjecten.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Aangeboden opleiding	Opleidingseenheid die door een Onderwijsaanbieder aangeboden wordt in een bepaalde vorm, al dan niet op een bepaalde Onderwijslocatie, waarop een onderwijsdeelnemer zich kan inschrijven.
Aanmelding	Het schriftelijke verzoek om een leerling toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding op een bepaald niveau.
Besluit	Een besluit is een schriftelijke beslissing (definitieve uitspraak) van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.
Inschrijving	De inschrijving van een leerling bij een school.
Ondersteuningsbehoefte	Ondersteuningsbehoeften verwijzen naar dat wat de betrokken opvoeders (leraren en ouders) en andere professionals (zoals een pedagogisch medewerker of een intern begeleider) nodig hebben om de onderwijs- en opvoedingsbehoeften te kunnen realiseren.
Toelaatbaarheidsverklaring	Een toelaatbaarheidsverklaring is een verklaring waarmee de leerling toelaatbaarheid wordt verklaard tot het (voortgezet) speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs, praktijkonderwijs is een toelaatbaarheidsverklaring.
Toelatingsbesluit	De beslissing om een leerling al dan niet toe te laten tot een school en/of een specifieke opleiding op een bepaald niveau.

Hoofdmodel Schorsing en verwijdering

Selecteer een kleurenweergave :

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Bevestigen uitschrijving	Het formeel bevestigen van de uitschrijving aan de ouders / verzorgers van de leerling.
Kennisgeven uitschrijvingen	Het in kennis brengen van de uitschrijving van een leerling aan de betreffende onderwijsinstanties.
Uitschrijven	Het uitschrijven van een leerling van de onderwijsinstelling.
Uitschrijven leerling	Het uitschrijven van een leerling nadat deze overgedragen is aan een andere onderwijsinstelling.
Verwerken uitschrijfverzoek	Het verwerken van het uitschrijfverzoek in de diverse systemen.
Verwerken uitschrijving	Het administratief verwerken van de uitschrijving bij de onderwijsinstelling.
Verwerken verwijdering	Het verwerken van een besluit tot verwijdering.

Uitschrijven leerling

View op ware grootte

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde processen.

Proces	Definitie	Toelichting
Bevestigen uitschrijving	Het formeel bevestigen van de uitschrijving aan de ouders / verzorgers van de leerling.
Kennisgeven uitschrijvingen	Het in kennis brengen van de uitschrijving van een leerling aan de betreffende onderwijsinstanties.
Uitschrijven	Het uitschrijven van een leerling van de onderwijsinstelling.
Uitschrijven leerling	Het uitschrijven van een leerling nadat deze overgedragen is aan een andere onderwijsinstelling.
Verwerken uitschrijfverzoek	Het verwerken van het uitschrijfverzoek in de diverse systemen.
Verwerken uitschrijving	Het administratief verwerken van de uitschrijving bij de onderwijsinstelling.
Verwerken verwijdering	Het verwerken van een besluit tot verwijdering.

Vouw onderstaande tabel uit voor meer details over de getoonde informatieobjecten.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Beslissing tot verwijdering	Beslissing van het bevoegd gezag om een leerling van school te verwijderen.
Besluit	Een besluit is een schriftelijke beslissing (definitieve uitspraak) van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.
Uitschrijfverzoek	Aanvraag door de wettelijk vertegenwoordiger om een leerling uit te schrijven.
Uitschrijving	Het - als gevolg van het afronden van een aangeboden opleiding, als gevolg van verwijdering, of op eigen verzoek - niet langer als leerling aan een school verbonden zijn.	Uitschrijving mag maar in een beperkt aantal gevallen plaatsvinden, in de regel alleen wanneer een leerling op een andere school is ingeschreven.