Procesmodellen Instroom personeel

Hieronder vindt u procesmodellen met betrekking tot de bedrijfsfunctie "Instroom personeel":

Instroom personeel Hoofdmodel

Selecteer een kleurenweergave :

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Het procesmodel voor de instroom van personeel in de onderwijssector omvat cruciale fasen zoals voorbereiding, werving en selectie, contractafsluiting, registratie van medewerkers, pre-boarding en onboarding. Vanaf de initiële behoeftenanalyse en strategische planning in de voorbereidingsfase tot de daadwerkelijke integratie van nieuwe medewerkers in het onderwijsproces, zorgt dit model voor een gestructureerde aanpak. Het beheert zorgvuldig wervingsprocessen, formaliseert arbeidsvoorwaarden, registreert relevante gegevens en vergemakkelijkt een naadloze overgang van nieuw personeel. Door deze gestructureerde benadering draagt het procesmodel bij aan een effectieve en succesvolle instroom van personeel in de onderwijsinstelling.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Afronden instroom internationale docent	Het voltooien van het instroomproces voor een internationale docent, inclusief het afronden van alle benodigde administratieve stappen, verificatie van bevoegdheden en het voorzien van alle nodige middelen voor een succesvolle integratie in de onderwijsinstelling. Binnen dit proces moet de DUO bepaling van het internationale diploma verwerkt worden.
Afronden instroomproces	Het voltooien van alle stappen en procedures binnen het instroomproces, inclusief het afhandelen van administratieve taken, het verstrekken van benodigde middelen en het zorgen voor een vlotte integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie.
Beheren contracten	Het beheer van gegevens over contracten, waaronder het bewaken van afspraken met leveranciers.
Bepalen optimale formatie	Het vaststellen van de meest geschikte en efficiënte personeelsformatie voor een organisatie, waarbij rekening wordt gehouden met factoren zoals werkbelasting, vereiste vaardigheden, en de doelstellingen en behoeften van de organisatie.
Bepalen wervingsplan	Het vaststellen van een gedetailleerd plan dat de strategieën, procedures en middelen beschrijft die zullen worden gebruikt om geschikte kandidaten aan te trekken en te selecteren voor openstaande functies binnen een organisatie.
Contracteren medewerker	Het aangaan van een formeel arbeidscontract met een individu, waarbij de medewerker voor een langere periode en op vaste basis wordt verbonden aan de organisatie.
Coordineren internationale vacature	Het organiseren en beheren van het sollicitatieproces voor kandidaten die interesse hebben in een vacature met een internationaal karakter.
Evalueren inwerkprogramma	Het proces van beoordelen en analyseren van het onboarding-programma voor nieuwe medewerkers om de effectiviteit ervan te meten en mogelijke verbeteringen te identificeren.
Formaliseren contracten PNIL	Het formaliseren van een contract voor personeel niet in loondienst
Formaliseren contracten internationale instromer	Het formaliseren van een contract met een medewerker die instroomt vanuit een ander land
Formaliseren contracten interne medewerker	Het formaliseren van een contract voor een medewerker die een dienstverband heeft met de werkgever (intern)
Formaliseren contracten zij-instromer	Het formaliseren van een contract voor een zij-instromer
Inkopen producten en diensten	Het inkopen / verwerven van producten, goederen en diensten bij leveranciers waaronder het zorgen voor tijdige levering om het bedrijfsproces (inclusief het geven van onderwijs) van de onderwijsinstelling zeker te stellen. Dit omvat ook het uitvoeren van aanbestedingen.
Inrichten randvoorwaarden functie-uitvoering	Het creëren en opzetten van de noodzakelijke omstandigheden en vereisten die nodig zijn voor de effectieve uitvoering van een specifieke functie, inclusief het verstrekken van benodigde middelen, training, en het opzetten van de juiste infrastructuur. Binnen dit proces wordt o.a. de bedrijfsmiddelen uitgegeven en de werkplek ingesteld
Inrichten zij-instroom dossier	Het samenstellen en organiseren van alle relevante documentatie en informatie met betrekking tot het zij-instroomproces van een medewerker, met als doel een gestructureerd en toegankelijk dossier te creëren dat de stappen, beslissingen en benodigde documenten documenteert. Hierin zit o.a. het uitvoeren van het geschiktheidsonderzoek en het sluiten van een begeleidings en scholingsovereenkomst.
Introductie nieuwe medewerker	Het proces van introductie en oriëntatie voor een nieuwe medewerker, waarbij informatie wordt verstrekt over de organisatie, de bedrijfscultuur, procedures, verwachtingen en andere relevante aspecten om een vlotte integratie mogelijk te maken.
Monitoren compleetheid personeelsdossier	Het monitoren of een personeelsdossier compleet is. Het personeelsdossier is compleet wanneer alle persoonsgegevens, documenten (VOG/Diploma's/Certificaten) ingevoerd en gevalideerd zijn.
Onboarding	Het proces van integratie en oriëntatie van nieuwe medewerkers binnen een organisatie, waarbij aandacht wordt besteed aan het verstrekken van essentiële informatie, het introduceren van bedrijfscultuur en -waarden, en het bieden van ondersteuning om een vlotte en succesvolle start mogelijk te maken.
Ondersteunen internationale starter	Het faciliteren van hulp en begeleiding voor nieuw personeel dat afkomstig is uit internationale bronnen bij het begin van hun dienstverband. Hier zit o.a. de ondersteuning in de aanvraag/verwerking van het visum en de internationale VOG.
Opstellen product/dienstverlening contract
Pre-boarding	De voorbereidende fase waarin nieuwe medewerkers worden ge�ntroduceerd in de organisatiecultuur, procedures en relevante informatie voordat ze officieel aan boord gaan of hun dienstverband starten.
Registreren medewerker	Het vastleggen en documenteren van relevante informatie met betrekking tot een nieuwe medewerker, zoals persoonlijke gegevens, contactinformatie, functietitel, startdatum en andere relevante details, om een gestructureerd overzicht van het personeelsbestand te behouden.
Selecteren van kandidaten	Het proces van het kiezen en identificeren van geschikte kandidaten uit de groep sollicitanten die aanvragen hebben ingediend voor een bepaalde functie. Dit omvat het beoordelen van de kwalificaties, ervaringen en andere relevante criteria om de meest geschikte kandidaten te selecteren voor verdere overweging of aanstelling.
Starten wervingscampagne	Het starten van een wervingscampagne gericht op het werven van een of meerdere nieuwe medewerkers. De campagnes kunnen o.a. gericht zijn op: - Interne werving - Externe werving - Zijinstroom werving - Stagair werving - Vrijwilligers werving
Toetsen HR wervingsbeleid	Het toetsen wat de actuele kaders zijn rondom het starten van de werving van een nieuwe medewerkerr.
Uitvoeren inwerkprogramma	Uitvoeren van het inwerkprogramma wat vanuit de organisatie of school beschikbaar gesteld wordt.
Versturen welkomspakket en communicatie	Binnen dit proces wordt er aandacht besteed aan het welkom heten van de nieuwe medewerker. Dit kan door middel van het uitsturen van een welkomspakket en/of communicatie bericht naar de nieuwe medewerker.
Verwerken aanvragen	Het uitvoeren van het proces waarin aanvragen voor benodigdheden worden ontvangen, gecontroleerd en verwerkt, met als doel ervoor te zorgen dat medewerkers over de nodige middelen en voorzieningen beschikken om hun taken effectief uit te voeren.
Verwerken flexpool	Het toevoegen van een medewerker aan de flexpool om tijdelijk ingezet te kunnen worden bij het uitvallen van een leerkracht.
Verwerken personeelsgegevens	Het valideren en verwerken van de gegevens van een nieuwe medewerker
Verwerken subsidie aanvragen	Het verwerken van subsidie aanvragen die van toepassing zijn op het instroom proces. Voorbeeld hiervan is de subsidie op zij instromers.
Verzorgen communicatie	Het verzorgen van de interne communicatie rondom het starten van een nieuwe medewerker.
Voorbereiden contracten	Het voorbereiden van een contract voor een product of dienstverlening. Het voorbereiden en opstellen van de contracten wordt in samenwerking met inkoop uitgevoerd
Voorbereiden inwerkprogramma	Tijdens dit proces worden de voorbereidingen getroffen voor het inwerk programma. Het inwerkprogramma kan generiek (schoolbestuur breed) of school specifiek zijn. Het is mogelijk dat er twee separate inwerkprogramma's opgesteld worden. In het inwerkprogramma komen o.a. de volgende onderwerpen aan bod; - Opstellen introductie - (in)Plannen gesprekken - Toekennen buddy en/of begeleider - Voorbereiden werkplek specifieke handelingen
Voorbereiding werving nieuwe medewerker	Het proces van het plannen en organiseren van activiteiten die nodig zijn voor het aantrekken en selecteren van geschikte kandidaten voor een specifieke functie binnen een organisatie. Dit omvat onder andere het opstellen van vacatures, het bepalen van wervingskanalen en het vaststellen van criteria voor kandidaatselectie.
Werving en selectie	Het proces van aantrekken, identificeren, evalueren en selecteren van geschikte kandidaten voor openstaande functies binnen een organisatie.

Voorbereiden werving nieuwe medewerker

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Het voorbereidingsproces voor de werving van een nieuwe medewerker in de onderwijssector is cruciaal. Binnen deze fase wordt het beleid zorgvuldig getoetst om te bepalen of er noodzaak is voor het vervullen van een bepaalde formatie. Het doel is om de behoeften van de onderwijsinstelling af te stemmen op strategische doelstellingen, zodat de wervingsinspanningen gericht en effectief zijn. Een doordachte voorbereiding legt de basis voor een succesvolle wervingscampagne en draagt bij aan een optimaal personeelsbestand in het onderwijs.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Bepalen optimale formatie	Het vaststellen van de meest geschikte en efficiënte personeelsformatie voor een organisatie, waarbij rekening wordt gehouden met factoren zoals werkbelasting, vereiste vaardigheden, en de doelstellingen en behoeften van de organisatie.
Bepalen toepassing HR wervingsbeleid	Het bepalen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan het HR beleid bij het werven van een nieuwe medewerker
Bepalen wervingplan	Het opstellen van een plan ten behoeve van het werven van een functie
Bepalen wervingsplan	Het vaststellen van een gedetailleerd plan dat de strategieën, procedures en middelen beschrijft die zullen worden gebruikt om geschikte kandidaten aan te trekken en te selecteren voor openstaande functies binnen een organisatie.
Toetsen HR wervingsbeleid	Het toetsen wat de actuele kaders zijn rondom het starten van de werving van een nieuwe medewerkerr.
Toetsen wervingsbeleid	Het evalueren en beoordelen van het wervingsbeleid van een organisatie om de effectiviteit ervan te meten, mogelijke knelpunten te identificeren en te bepalen of het beleid voldoet aan de behoeften en doelstellingen van de organisatie.
Vaststellen formatie invulling	Het bepalen of een formatie plek ingevuld moet worden. Dit gebeurt aan de hand van strategische richting en/of inzicht in het leerlingen aantal voor de komende periode(n).
Voorbereiding werving nieuwe medewerker	Het proces van het plannen en organiseren van activiteiten die nodig zijn voor het aantrekken en selecteren van geschikte kandidaten voor een specifieke functie binnen een organisatie. Dit omvat onder andere het opstellen van vacatures, het bepalen van wervingskanalen en het vaststellen van criteria voor kandidaatselectie.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Bestuursformatieplan	In het bestuursformatieplan moet het bevoegd gezag aangeven welke functies van welke omvang, aard en niveau op korte en lange termijn noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van de onderwijsdoelstellingen. Uit het bestuursformatieplan moet kunnen worden afgeleid welke functies boventallig zijn, voor welke omvang en waarom. Het bestuursformatieplan bevat vervolgens in ieder geval de volgende overzichten: • Het meerjarenformatiebeleid en de prognoses; • Een overzicht van de te besteden middelen en de lumpsumbekostiging; • Een overzicht van de formatieopbouw en andere bestedingsdoelen; • Een overzicht van de besteding van middelen, de vorming van reserves en voorzieningen en de overdracht van formatie.
Personeelsbeleid	Beleid omtrent het aannemen, inzetten en uitstromen van personeel.
Wervingsplan	In het wervingsplan is opgenomen op welke wijze een bepaalde functie geworven gaat worden. Hierin zijn onder andere de kanalen, arbeitsreikwijdte en andere richtinggevende elementen opgenomen.

Werving en selectie

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Afnemen additionele testen	In het kader van een breder beeld van een kandidaat te krijgen kan het zijn dat er additionele testen afgenomen worden. Dit kan in de vorm van een capaciteitentesten, meeloopdag of andere toetsingsvorm zijn. Voor management en/of bestuurs functies kan er ook nog een additionele screening plaatsvinden (naast de VOG).
Beoordelen sollicitanten	Het proces van het evalueren en analyseren van de ontvangen sollicitaties en cv's van kandidaten, met als doel het bepalen van hun geschiktheid voor een specifieke functie. Dit omvat vaak het vergelijken van de ervaring, kwalificaties en vaardigheden van sollicitanten met de vereisten van de functie.
Bepalen kandidaten	Het selecteren en identificeren van geschikte individuen die in aanmerking komen voor een specifieke functie of positie binnen een organisatie.
Coordineren internationale vacature	Het organiseren en beheren van het sollicitatieproces voor kandidaten die interesse hebben in een vacature met een internationaal karakter.
Opstellen arbeidsvoorwaarden	Het opstellen van de arbeitsvoorwaarden die vastgelegd worden in de arbeitsovereenkomst. De arbeitsovereenkomsten worden opgebouwd vanuit de functie eigenschappen.
Opstellen vacature	Het formuleren van een gedetailleerde en aantrekkelijke beschrijving van een openstaande positie binnen een organisatie, inclusief informatie over de functie-eisen, verantwoordelijkheden, kwalificaties en andere relevante details.
Publiceren vacature	Het openbaar maken en verspreiden van informatie over een openstaande functie binnen een organisatie, met als doel potentiële kandidaten aan te trekken. Dit kan gebeuren via verschillende kanalen, zoals vacaturewebsites, sociale media en interne communicatiekanalen.
Selecteren van kandidaten	Het proces van het kiezen en identificeren van geschikte kandidaten uit de groep sollicitanten die aanvragen hebben ingediend voor een bepaalde functie. Dit omvat het beoordelen van de kwalificaties, ervaringen en andere relevante criteria om de meest geschikte kandidaten te selecteren voor verdere overweging of aanstelling.
Starten wervingscampagne	Het starten van een wervingscampagne gericht op het werven van een of meerdere nieuwe medewerkers. De campagnes kunnen o.a. gericht zijn op: - Interne werving - Externe werving - Zijinstroom werving - Stagair werving - Vrijwilligers werving
Uitvoeren sollicitatiegesprekken	Het proces van daadwerkelijk afnemen van sollicitatiegesprekken met kandidaten die hebben gesolliciteerd voor een bepaalde functie, waarbij de beoordeling van vaardigheden, ervaring en geschiktheid voor de positie centraal staat.
Voorbereiden contracten	Het voorbereiden van een contract voor een product of dienstverlening. Het voorbereiden en opstellen van de contracten wordt in samenwerking met inkoop uitgevoerd
Werving en selectie	Het proces van aantrekken, identificeren, evalueren en selecteren van geschikte kandidaten voor openstaande functies binnen een organisatie.
coordineren sollicitatiegesprek internationale kandidaat	Het organiseren en beheren van het sollicitatiegesprekproces voor een internationale kandidaat, inclusief het co�rdineren van planningen, communicatie en logistiek om een soepel verloop van het sollicitatieproces te waarborgen.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Arbeidsovereenkomst	Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document tussen een werkgever en een werknemer waarin de voorwaarden van de werkrelatie worden vastgelegd. Het omvat details zoals functiebeschrijving, salaris, arbeidsuren, vakantie, opzegtermijn en andere bepalingen die de rechten en plichten van beide partijen regelen tijdens de duur van het dienstverband.
Beoordelingscriteria sollicitant	Beoordelingscriteria voor een sollicitant zijn meetbare en objectieve standaarden waarmee werkgevers sollicitaties evalueren. Deze criteria omvatten vaak opleidingsniveau, relevante werkervaring, specifieke vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die belangrijk zijn voor de functie. Ze helpen werkgevers de geschiktheid van sollicitanten voor een bepaalde positie objectief te beoordelen.
Bewijs van bekwaamheid	Een bewijs van bekwaamheid is een document dat aantoont dat een individu over de vereiste vaardigheden, kennis en capaciteiten beschikt om een bepaalde taak, functie of activiteit uit te voeren. Dit bewijs kan variëren, zoals diploma's, certificaten, getuigschriften of andere officiële documenten die de competenties van de persoon bevestigen.
CV/motivatie	Een cv, of curriculum vitae, is een overzicht van iemands professionele achtergrond, opleiding, werkervaring en vaardigheden. Het wordt gebruikt bij sollicitaties om potentiële werkgevers een beknopt beeld te geven van de kwalificaties en geschiktheid van de sollicitant voor een specifieke functie.
Ervaringscertificaat (EVC)	Een ervaringscertificaat is een officieel document dat de werkervaring van een individu bevestigt. Het geeft details over de functies die de persoon heeft vervuld, de periode van tewerkstelling en de prestaties. Dit certificaat wordt vaak verstrekt door vorige werkgevers en kan dienen als referentie bij sollicitaties.
Functie	Een functie verwijst naar de specifieke rol, verantwoordelijkheden en taken die een persoon binnen een organisatie vervult. Het beschrijft wat er van een werknemer wordt verwacht en welke bijdrage deze levert aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Functies zijn vaak gedefinieerd door titels zoals manager, accountant, of programmeur.
Geschiktheidsverklaring	Een geschiktheidsverklaring is een document dat bevestigt dat een persoon geschikt is bevonden voor een specifieke functie, opleiding of activiteit. Het kan uitgegeven worden door bijvoorbeeld een medische instantie, een opleidingsinstituut of een werkgever, en dient als bewijs van de bekwaamheid van de betreffende persoon voor de desbetreffende situatie.
Getuigschrift	Een getuigschrift is een schriftelijke verklaring die door een werkgever wordt verstrekt aan een werknemer om zijn of haar prestaties en werkervaring te bevestigen. Het bevat doorgaans informatie over de duur van de dienstverband, de uitgevoerde taken en andere relevante details, en kan worden gebruikt als referentie bij toekomstige sollicitaties.
Instroom personeel test resultaat	Het resultaat van een instroom personeelstest is een evaluatie van de bekwaamheden, kennis en geschiktheid van een sollicitant voor een specifieke functie. Het testresultaat kan kwantitatieve en kwalitatieve gegevens bevatten, waardoor werkgevers een weloverwogen beslissing kunnen nemen over de geschiktheid van de kandidaat voor de betreffende positie.
Kandidaat	Een geselecteerde sollicitant die verder het proces in gaat wordt verwerkt als een kandidaat
Opdrachtomschrijving PNIL	De opdrachtomschrijving die gebruikt wordt voor het werven van een externe medewerker
Sollicitant	Een persoon die actief heeft gereageerd op een vacature door zijn of haar interesse in een bepaalde functie binnen een organisatie kenbaar te maken. Sollicitanten dienen vaak een sollicitatiebrief en cv in en nemen deel aan selectieprocedures om in aanmerking te komen voor de positie.
Vacature	Een vacature is een openstaande positie binnen een organisatie waarvoor sollicitanten worden gezocht. Het bevat informatie over de functie, vereisten en hoe men kan solliciteren, met als doel geschikte kandidaten aan te trekken voor de betreffende functie.

Contracteren medewerker

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Het contracteringsproces binnen het model voor instroom van personeel in de onderwijssector is een kritieke fase. Na de werving en selectie volgt het formele vastleggen van arbeidsvoorwaarden en verplichtingen. Deze fase omvat het opstellen en onderhandelen van het arbeidscontract, waarin salaris, functiebeschrijving en andere relevante voorwaarden worden gespecificeerd. Het doel is helderheid te verschaffen over de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de nieuwe medewerker als de onderwijsinstelling. Een zorgvuldig opgesteld contract is essentieel om een solide basis te bieden voor een succesvolle samenwerking en om mogelijke misverstanden te voorkomen, waardoor de nieuwe medewerker met vertrouwen aan zijn rol kan beginnen.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Aanvragen erkenning internationaal diploma	Via DUO moet het diploma van een internationale docent erkent worden. Dit moet binnen 4 jaar vastgesteld zijn. In de tussentijd mag een document voor de klas staan.
Additionele contracten verwerken	Het formaliseren van een contract met een medewerker die instroomt vanuit een ander land
Contracteren medewerker	Het aangaan van een formeel arbeidscontract met een individu, waarbij de medewerker voor een langere periode en op vaste basis wordt verbonden aan de organisatie.
Formaliseren contracten interne medewerker	Het formaliseren van een contract voor een medewerker die een dienstverband heeft met de werkgever (intern)
Formaliseren indienst overeenkomsten	Het formaliseren van de indienst overkeenkomst door middel van het ondertekenen van de arbeitsovereenkomst en additionele overeenkomsten die benodigd zijn om een dienstverband te kunnen starten.
Ondertekenen dienstverleningscontract	Het ondertekenen van een dienstverleningsovereenkomst voor het leveren van extern personeel.
Opstellen definitieve arbeitsovereenkomst	Het opstellen van een definitieve arbeidsovereenkomst omvat het formuleren van een juridisch bindend document dat de voorwaarden van de werkrelatie tussen werkgever en werknemer vastlegt. Belangrijke elementen omvatten functieomschrijving, salaris, arbeidsduur, vakantie, opzegtermijn en andere relevante bepalingen. Het document moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en de overeenkomst van beide partijen weerspiegelen
Opstellen scholings- en begeleidingsovereenkomst	Het formaliseren van de overeenkomst tussen een zij-instromer en de organisatie met betrekking tot scholing en begeleiding. Dit omvat het vastleggen van afspraken over onderwijs- en ondersteuningsprogramma's die de zij-instromer zal volgen tijdens het inwerkproces.
Starten zij instroom traject	Het formaliseren van een contract voor een zij-instromer
Verwerken en archiveren getekende overeenkomsten	Het verwerken van de geformaliseerde stukken in het personeels administratie systeem. Tijdens dit proces worden stukken die gebruikt zijn voor de tot standkoming van een dienstverband, maar geen verdere doelbinding hebben voor een verwerking in het personeels dossier, gearchiveerd.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Aanvraag erkenning internationaal diploma	De aanvraag voor de erkenning van een diploma die in een ander land behaald is.
Arbeidsovereenkomst	Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document tussen een werkgever en een werknemer waarin de voorwaarden van de werkrelatie worden vastgelegd. Het omvat details zoals functiebeschrijving, salaris, arbeidsuren, vakantie, opzegtermijn en andere bepalingen die de rechten en plichten van beide partijen regelen tijdens de duur van het dienstverband.
Inhuurovereenkomst	De overeenkomst die gesloten wordt tussen opdrachtgever en inlener ten behoeve van het beschikbaar stellen van extern personeel.
Personeelsdossier	Het dossier waar alle informatie rondom het dienstverband van een personeelslid wordt opgeslagen.
Scholings- & begeleidingsovereenkomst	De overeenkomst die de afspraken bevat tussen een werkgever en werknemer ten behoeve van de begeleiding en/of scholing van de medewerker

Registreren medewerker

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Na contractondertekening worden alle vereiste gegevens en documenten formeel vastgelegd. Dit omvat persoonlijke informatie, identificatiedocumenten, benodigde certificaten en andere relevante papieren. Het doel van deze fase is om een nauwkeurige en complete administratieve registratie te waarborgen, essentieel voor wettelijke naleving en interne beleidsmaatregelen. Een grondige registratie legt niet alleen de basis voor effectieve personeelsbeheerprocessen, maar faciliteert ook een vlotte integratie van de nieuwe medewerker in de onderwijsinstelling, waardoor een solide basis wordt gelegd voor een succesvolle professionele relatie.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Aanvragen account en/of rollen	Het indienen van verzoeken voor het verkrijgen van toegangsrechten (account) en/of specifieke rollen binnen een systeem, platform of organisatie.
Aanvragen additionele documenten	Het opvragen van additionele documenten die nodig zijn om het instroom dossier van de nieuwe medewerker compleet te maken. Hieronder valt onder andere het opvragen van een geldig VOG.
Aanvragen facilitaire middelen	Het indienen van verzoeken voor facilitaire middelen, zoals kantoorbenodigdheden, apparatuur, of andere voorzieningen, om de werkomgeving van medewerkers te ondersteunen en te optimaliseren.
Aanvragen werkplekbenodigdheden	Het indienen van verzoeken voor de benodigde faciliteiten en hulpmiddelen die nodig zijn om een geschikte werkplek te creëren voor een medewerker, inclusief kantoorbenodigdheden, apparatuur en andere werkgerelateerde voorzieningen.
Archiveren van aangeleverde stukken	Het systematisch opslaan en organiseren van de ingediende documenten met als doel het creëren van een geordend archief voor toekomstige referentie en naleving van administratieve procedures.
Bepalen compleetheid personeelsdossier	Het bepalen of een personeelsdossier compleet is. Een dossier is compleet wanneer de vooraf bepaalde stukken in het dossier opgenomen zijn. Dit zijn onder andere de volgende stukken; - arbeitsovereenkomst - additionele overeekomsten (bijv. scholingsovereenkomst) - VOG - Diploma(s) en/of certificaten (indien internationaal;)- Erkenning internationaal diploma
Geschiktheidsoordeel uitvoeren	Op basis van de resultaten van het geschiktheidsonderzoek van de zijinstromer wordt er een oordeel gegeven of een zijinstroomkandidaat geschikt is om het zijinstroom traject te volgen of niet.
Inrichten zij-instroom dossier	Het samenstellen en organiseren van alle relevante documentatie en informatie met betrekking tot het zij-instroomproces van een medewerker, met als doel een gestructureerd en toegankelijk dossier te creëren dat de stappen, beslissingen en benodigde documenten documenteert. Hierin zit o.a. het uitvoeren van het geschiktheidsonderzoek en het sluiten van een begeleidings en scholingsovereenkomst.
Monitoren compleetheid personeelsdossier	Het monitoren of een personeelsdossier compleet is. Het personeelsdossier is compleet wanneer alle persoonsgegevens, documenten (VOG/Diploma's/Certificaten) ingevoerd en gevalideerd zijn.
Opvragen VOG	Het aanvragen en verkrijgen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor een individu, waarbij wordt gecontroleerd of er geen strafbare feiten op zijn of haar naam staan die relevant kunnen zijn voor de functie of positie binnen een organisatie.
Registreren & valideren persoonsgegevens	Het vastleggen en documenteren van persoonsgegevens van individuen, inclusief maar niet beperkt tot naam, contactgegevens, geboortedatum en andere relevante informatie, met inachtneming van de geldende privacywetgeving en beleidsrichtlijnen.
Registreren medewerker	Het vastleggen en documenteren van relevante informatie met betrekking tot een nieuwe medewerker, zoals persoonlijke gegevens, contactinformatie, functietitel, startdatum en andere relevante details, om een gestructureerd overzicht van het personeelsbestand te behouden.
Sluiten scholings- en begeleidingsovereenkomst	Het formaliseren van de overeenkomst tussen een zij-instromer en de organisatie met betrekking tot scholing en begeleiding. Dit omvat het vastleggen van afspraken over onderwijs- en ondersteuningsprogramma's die de zij-instromer zal volgen tijdens het inwerkproces.
Uitvoeren geschiktheidsonderzoek zij-instroom	Het afronden van het geschiktheidsonderzoek zodat er vastgesteld is dat de kandidaat geschikt is om direct voor de klas te gaan staan, binnen 2 jaar de bevoegdheid weet te halen en of er aanvullende scholing en begeleiding vereist is. Tijdens het uitvoeren van het geschiktheidsonderzoek wordt er o.a.: - een assesment afgenomen, - een bekwaamheidsonderzoek uitgevoerd, - een geschiktheidsonderzoek uitgevoerd.
Vastleggen bevoegdheid en benoemingsgrond	Het documenteren en vastleggen van de bevoegdheid en benoemingsgrond binnen de context van het onderwijs, waarbij wordt vastgelegd welke autoriteit binnen de onderwijsinstelling de bevoegdheid heeft om personeel aan te nemen en op basis van welke criteria en gronden een persoon wordt benoemd in een specifieke functie of positie. Deze registratie is van belang voor het naleven van onderwijswetgeving en het transparant en rechtmatig uitvoeren van het wervingsproces.
Verifiëren (onderwijs)bevoegdheden	Het proces van controleren en bevestigen van de onderwijskwalificaties en bevoegdheden van individuen die solliciteren of in dienst zijn bij een onderwijsinstelling.
Verwerken aanvragen	Het uitvoeren van het proces waarin aanvragen voor benodigdheden worden ontvangen, gecontroleerd en verwerkt, met als doel ervoor te zorgen dat medewerkers over de nodige middelen en voorzieningen beschikken om hun taken effectief uit te voeren.
Verwerken arbeidsovereenkomst	Het formaliseren en verwerken van een arbeidsovereenkomst, waarbij de relevante informatie met betrekking tot de tewerkstelling van een individu wordt vastgelegd en gedocumenteerd. Dit omvat onder andere de vaststelling van arbeidsvoorwaarden, verantwoordelijkheden en andere overeengekomen bepalingen die de arbeidsrelatie regelen.
Verwerken gegevens	Het verzamelen, registreren en verwerken van alle relevante gegevens met betrekking tot een nieuwe medewerker, zoals persoonlijke informatie, arbeidsvoorwaarden en andere benodigde gegevens, om het administratieve proces van indiensttreding te voltooien.
Vrijgeven compleet dossier	Het vrijgeven van het dossier nadat het dossier als compleet is gemarkeerd. Wanneer het dossier vrijgegeven is zal er geen actieve monitoring vanuit HR plaatsvinden t.b.v. het instroom proces.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Aanvraag facilitaire middelen	De aanvraag voor facilitaire middelen die benodigd zijn om de functie uit te kunnen voeren.
Account aanvraag	De aanvraag voor een account om de systemen die relevant zijn voor de uitoefening van een functie te kunnen raadplegen.
Arbeidsovereenkomst	Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document tussen een werkgever en een werknemer waarin de voorwaarden van de werkrelatie worden vastgelegd. Het omvat details zoals functiebeschrijving, salaris, arbeidsuren, vakantie, opzegtermijn en andere bepalingen die de rechten en plichten van beide partijen regelen tijdens de duur van het dienstverband.
Assesment	Een of meerdere testen om te toetsen wat de competenties en kwaliteiten van een (nieuwe) medewerker zijn.
Bekwaamheidsonderzoek	Het onderzoek wat moet plaatsvinden om te bepalen of een zijinstromer bekwaam is om het zijinstroom traject te starten.
Benoemingsgrondslag	De juridische basis of bevoegdheid waarop iemand wordt aangesteld in een functie of positie. Het geeft aan welke regels, wetten of criteria van toepassing zijn op de benoeming. De benoemingsgrondslag is essentieel om de rechtmatigheid en legitimiteit van een aanstelling te waarborgen binnen de juridische context.
Diploma	Waardedocument dat op basis van nauw omschreven richtlijnen qua vorm en inhoud getuigt van de afronding met voldoende resultaat van een opleiding door een onderwijsdeelnemer.
Ervaringscertificaat (EVC)	Een ervaringscertificaat is een officieel document dat de werkervaring van een individu bevestigt. Het geeft details over de functies die de persoon heeft vervuld, de periode van tewerkstelling en de prestaties. Dit certificaat wordt vaak verstrekt door vorige werkgevers en kan dienen als referentie bij sollicitaties.
Geschiktheidsoordeel	Een beoordeling die aangeeft in hoeverre een persoon voldoet aan de vereisten en kwalificaties voor een specifieke functie of rol.
Geschiktheidsverklaring	Een geschiktheidsverklaring is een document dat bevestigt dat een persoon geschikt is bevonden voor een specifieke functie, opleiding of activiteit. Het kan uitgegeven worden door bijvoorbeeld een medische instantie, een opleidingsinstituut of een werkgever, en dient als bewijs van de bekwaamheid van de betreffende persoon voor de desbetreffende situatie.
Personeelsdossier	Het dossier waar alle informatie rondom het dienstverband van een personeelslid wordt opgeslagen.
Persoonsgegeven	Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (?de betrokkene?). (artikel 4 lid 1 AVG)	Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden ge�dentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Praktijkopdracht	Een opdracht die uitgevoerd wordt in een praktijk situatie.
Scholings- & begeleidingsovereenkomst	De overeenkomst die de afspraken bevat tussen een werkgever en werknemer ten behoeve van de begeleiding en/of scholing van de medewerker
VOG	Een verklaring omtrend gedrag. Hierin is opgenomen of een persoon
VOG aanvraag	Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in Nederland. Dit officiële document wordt afgegeven door de overheid en certificeert dat het gedrag van een persoon geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke functie
Werkplek aanvraag	De aanvraag voor een (digitale) werkplek.

Preboarding

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

De pre-boardingfase binnen het instroomproces in de onderwijssector richt zich op het voorbereiden en verwelkomen van de nieuwe medewerker. In deze fase ontvangt de medewerker essentiële informatie en een hartelijk welkom van de werkgever. Dit omvat details over de organisatie, cultuur, beleid en praktische informatie zoals werklocatie en benodigde voorbereidingen voor de eerste werkdag. Het doel is om de nieuwe medewerker zich vooraf vertrouwd te laten voelen met de werkomgeving en de verwachtingen, waardoor een soepele overgang naar de officiële onboarding wordt vergemakkelijkt. Een doeltreffend pre-boardingproces bevordert een positieve start van de nieuwe medewerker en draagt bij aan betrokkenheid en productiviteit.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Interne communicatie/aankondiging verwerken	Het uitvoeren van interne communicatieactiviteiten om de aankondiging van een nieuwe medewerker binnen de onderwijsinstelling te verwerken en te verspreiden, met als doel het personeel tijdig en effectief op de hoogte te stellen van deze nieuwe aanwinst in het team.
Ondersteunen internationale starter	Het faciliteren van hulp en begeleiding voor nieuw personeel dat afkomstig is uit internationale bronnen bij het begin van hun dienstverband. Hier zit o.a. de ondersteuning in de aanvraag/verwerking van het visum en de internationale VOG.
Ondersteunen visumverwerking	Het ondersteunen in het verkrijgen van de juiste visa om te mogen werken in Nederland. Er wordt ondersteund op vraagstukken zoals: - Welk visum is nodig? - Valt de nieuwe medewerker onder de regels van een kennismigrant? - Is de 30%-ruling van toepassing?
Opstellen inwerkprogramma	Het opstellen van een (persoonlijk) inwerkprogramma voor de eerste weken van een nieuwe medewerker. Het doel is dat een medewerker in de eerste weken weet wat hij/zij moet gaan doen en met wie hij/zij een gesprek/kennismaking moet hebben. Tevens zal, indien van toepassing op de school, er een buddy toegekend worden ter ondersteuning bij de operationele uitvoering van de functie.
Opvragen internationale VOG	Opvragen van een internationaal VOG vanuit het land van herkomst. Dit kan ook in de vorm van een politie-check plaatsvinden
Pre-boarding	De voorbereidende fase waarin nieuwe medewerkers worden ge�ntroduceerd in de organisatiecultuur, procedures en relevante informatie voordat ze officieel aan boord gaan of hun dienstverband starten.
Uitsturen welkomsbericht	Een welkomsbericht naar de startende medewerker. Dit kan in de vorm van een mail, kaart, telefoon gesprek etc.
Versturen welkomspakket en communicatie	Binnen dit proces wordt er aandacht besteed aan het welkom heten van de nieuwe medewerker. Dit kan door middel van het uitsturen van een welkomspakket en/of communicatie bericht naar de nieuwe medewerker.
Verwerken externe aankondiging	Het uitzetten van externe communicatie rondom de start van de nieuwe medewerker
Verzorgen communicatie	Het verzorgen van de interne communicatie rondom het starten van een nieuwe medewerker.
Voorbereiden introductie	Het voorbereiden van de introducties en het uitnodigen van nieuwe medewerkers om deel te nemen bij de introducties die van toepassing zijn op zijn/haar functie.
Voorbereiden inwerkprogramma	Tijdens dit proces worden de voorbereidingen getroffen voor het inwerk programma. Het inwerkprogramma kan generiek (schoolbestuur breed) of school specifiek zijn. Het is mogelijk dat er twee separate inwerkprogramma's opgesteld worden. In het inwerkprogramma komen o.a. de volgende onderwerpen aan bod; - Opstellen introductie - (in)Plannen gesprekken - Toekennen buddy en/of begeleider - Voorbereiden werkplek specifieke handelingen
Voorbereiden werkplek	Het proces van het voorbereiden van de werkplek voor een nieuwe medewerker, inclusief het configureren van benodigde apparatuur, het toewijzen van werkruimte en het zorgen voor de juiste middelen en voorzieningen om een vlotte start mogelijk te maken.
Welkomspakket uitsturen/klaarzetten	Het proces van het verzenden of gereedmaken van een welkomspakket voor nieuwe medewerkers, inclusief relevante informatie, benodigdheden of materialen om hen te verwelkomen en te ondersteunen bij hun start in de organisatie.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Inwerkprogramma	een gestructureerd programma dat nieuwe medewerkers ontvangen wanneer ze starten bij een organisatie. Het heeft tot doel hen vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur, beleidslijnen, taken en verwachtingen. Het inwerkprogramma biedt training en informatie om de integratie van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken, waardoor ze effectief en productief kunnen bijdragen aan het team. Het omvat vaak introductiesessies, informatiemateriaal, mentorbegeleiding en praktische training om de nodige vaardigheden te ontwikkelen voor hun specifieke rol binnen de organisatie.
VOG (internationaal)	Het aanvragen van een officieel document rondom het gedrag van een internationale instromer.
Visa aanvraag	Het formele verzoek dat een individu indient bij de immigratiedienst of ambassade van een land om toestemming te verkrijgen om dat land binnen te komen en er te verblijven voor een bepaalde periode.

Onboarding

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

De onboardingfase binnen het instroomproces in de onderwijssector betekent de officiële verwelkoming van de nieuwe medewerker op de nieuwe werkplek. Tijdens deze fase ontvangt de medewerker niet alleen bedrijfsmiddelen zoals laptops en toegangspassen, maar wordt ook uitgebreide informatie verstrekt over de specifieke school waar de medewerker zal werken. Dit omvat een gedetailleerde introductie in de schoolcultuur, -missie en -visie, alsmede praktische zaken zoals de indeling van het gebouw en belangrijke contactpersonen. De focus ligt op het creëren van een positieve eerste indruk, het bevorderen van een gevoel van verbondenheid en het verstrekken van alle benodigde informatie om de nieuwe medewerker effectief te laten functioneren in hun nieuwe onderwijsomgeving. Een succesvolle onboarding legt de basis voor een productieve en bevredigende professionele ervaring.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
In bedrijfstellen werkplek	Het activeren en gereedmaken van de werkplek van een medewerker, inclusief het configureren van apparatuur, toegang tot relevante systemen en het verstrekken van de nodige hulpmiddelen om de medewerker in staat te stellen effectief te werken.
Inrichten randvoorwaarden functie-uitvoering	Het creëren en opzetten van de noodzakelijke omstandigheden en vereisten die nodig zijn voor de effectieve uitvoering van een specifieke functie, inclusief het verstrekken van benodigde middelen, training, en het opzetten van de juiste infrastructuur. Binnen dit proces wordt o.a. de bedrijfsmiddelen uitgegeven en de werkplek ingesteld
Introductie nieuwe medewerker	Het proces van introductie en oriëntatie voor een nieuwe medewerker, waarbij informatie wordt verstrekt over de organisatie, de bedrijfscultuur, procedures, verwachtingen en andere relevante aspecten om een vlotte integratie mogelijk te maken.
Introductie school-specifiek	Het proces van introductie en oriëntatie van nieuwe medewerkers binnen een specifieke onderwijsinstelling, waarbij de focus ligt op het verstrekken van informatie en training die specifiek relevant is voor de schoolomgeving en -cultuur.
Onboarding	Het proces van integratie en oriëntatie van nieuwe medewerkers binnen een organisatie, waarbij aandacht wordt besteed aan het verstrekken van essentiële informatie, het introduceren van bedrijfscultuur en -waarden, en het bieden van ondersteuning om een vlotte en succesvolle start mogelijk te maken.
Opvolgen inwerkprogramma organisatie	Het opvolgen van het inwerkprogramma gericht op de organisatie waar een nieuwe medewerker komt te werken.
Opvolgen inwerkprogramma school specifiek	Het opvolgen van het inwerkprogramma gericht op de school en de omgeving waar de medewerker komt te werken.
Uitgeven bedrijfsmiddelen	Het toewijzen en beheren van zakelijke middelen binnen een organisatie, waaronder financiële middelen, materiële activa en personele capaciteit.
Uitvoeren inwerkprogramma	Uitvoeren van het inwerkprogramma wat vanuit de organisatie of school beschikbaar gesteld wordt.
introductie werkplek-generiek	Het ontvangen van informatie ten behoeve van het uitvoeren van de functie. De informatie is werkplek-generiek en omvat onderwerpen zoals: - werkomgeving, - cultuur, - randvoorwaardelijke arbeidsvoorwaarden (pensioen, verzuim etc.), - werkplek, digitale middelen en accounts

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Bruikleenovereenkomst	Een juridisch document waarin de voorwaarden voor het tijdelijk gebruik van eigendom door een persoon of entiteit worden vastgelegd. De overeenkomst regelt de specifieke duur, voorwaarden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het uitlenen van objecten of goederen.
Inwerkprogramma	een gestructureerd programma dat nieuwe medewerkers ontvangen wanneer ze starten bij een organisatie. Het heeft tot doel hen vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur, beleidslijnen, taken en verwachtingen. Het inwerkprogramma biedt training en informatie om de integratie van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken, waardoor ze effectief en productief kunnen bijdragen aan het team. Het omvat vaak introductiesessies, informatiemateriaal, mentorbegeleiding en praktische training om de nodige vaardigheden te ontwikkelen voor hun specifieke rol binnen de organisatie.

Afronden instroomproces

Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.

Klik hier om de technische details van deze view te tonen.

Definities

Proces	Definitie	Toelichting
Aanpassen inwerkprogramma	Het aanpassen of bijwerken van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, waarbij eventuele veranderingen, aanvullingen of verbeteringen worden aangebracht om ervoor te zorgen dat het programma effectief blijft in het faciliteren van een succesvolle integratie van medewerkers in de organisatie.
Aanvragen subsidie	Het aanvragen van de subsidies die toepasbaar zijn op een nieuw dienstverband.
Afronden instroom internationale docent	Het voltooien van het instroomproces voor een internationale docent, inclusief het afronden van alle benodigde administratieve stappen, verificatie van bevoegdheden en het voorzien van alle nodige middelen voor een succesvolle integratie in de onderwijsinstelling. Binnen dit proces moet de DUO bepaling van het internationale diploma verwerkt worden.
Afronden instroomproces	Het voltooien van alle stappen en procedures binnen het instroomproces, inclusief het afhandelen van administratieve taken, het verstrekken van benodigde middelen en het zorgen voor een vlotte integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie.
Bepalen toepasbare subsidies	Het bepalen of, en zo ja; welke, subsidies beschikbaar zijn bij het starten of begeleiden van een nieuwe medewerker. Een voorbeeld is de subsidie voor het zijinstroom traject.
Evalueren inwerkprogramma	Het proces van beoordelen en analyseren van het onboarding-programma voor nieuwe medewerkers om de effectiviteit ervan te meten en mogelijke verbeteringen te identificeren.
Toevoegen medewerker aan flexpool	Het toevoegen van een medwerker aan een flexpool zodat de medewerker opgeroepen kan worden op het moment dat een andere medewerker uitvalt.
Verwerken DUO-bepaling internationaal diploma	Het verwerken van de bepaling van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) met betrekking tot de erkenning en waardering van een internationaal diploma, waarbij wordt vastgesteld hoe het diploma zich verhoudt tot het Nederlandse onderwijssysteem.
Verwerken flexpool	Het toevoegen van een medewerker aan de flexpool om tijdelijk ingezet te kunnen worden bij het uitvallen van een leerkracht.
Verwerken subsidie aanvragen	Het verwerken van subsidie aanvragen die van toepassing zijn op het instroom proces. Voorbeeld hiervan is de subsidie op zij instromers.

Informatieobject	Definitie	Toelichting
Bepaling internationaal diploma	De waardering van een behaald diploma in het buitenland en het bepalen van het niveau van het diploma in het ontvangende land.
Flexpool	Een groep flexibele medewerkers binnen een organisatie die op oproepbasis kunnen worden ingezet voor verschillende taken of projecten
Inwerkprogramma	een gestructureerd programma dat nieuwe medewerkers ontvangen wanneer ze starten bij een organisatie. Het heeft tot doel hen vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur, beleidslijnen, taken en verwachtingen. Het inwerkprogramma biedt training en informatie om de integratie van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken, waardoor ze effectief en productief kunnen bijdragen aan het team. Het omvat vaak introductiesessies, informatiemateriaal, mentorbegeleiding en praktische training om de nodige vaardigheden te ontwikkelen voor hun specifieke rol binnen de organisatie.
Subsidie aanvraag	Een verzoek dat wordt ingediend bij een overheidsinstelling, stichting of andere subsidieverstrekker om financiële ondersteuning te verkrijgen voor een specifiek project, activiteit of doel.